Спрос на бизнес план праздничного агентства, адаптированный к конкретному городу и местному менталитету, постоянно растёт. Индустрия развлечений постоянно развивается и организация празднеств различного масштаба всё чаще поручается специалистам в этой сфере. Бизнес этот специфичный, требующий наличия фантазии у его организаторов и минимальных экономических знаний. На что нужно обратить внимание, и с какими проблемами придётся столкнуться при организации подобного дела, расскажем в статье.
Как открыть праздничное агентство с нуля
Праздники любят все! Неважно, по какой конкретной причине он планируется: день рождения, юбилей, годовщина свадьбы и сама свадьба, открытие магазина или 5 лет с этого дня, профессиональные праздники и календарные. Повод не так важен, как желание весело провести время.
Появление в нашей жизни специализированных фирм (еvent-агенства), готовых прийти на помощь всем, кто захотел праздника – признак социально развитого общества и характеризует финансовое состояние населения. Чем оно лучше – тем разнообразнее и богаче представляемые услуги, тем больше конкуренция в этой сфере бизнеса.
Напрямую этот вид деятельности зависит и от количества людей в том или ином городе:
- Крупные города центра России могут похвастаться высокой плотностью подобных фирм, а маленькие районные центры имеют в своём распоряжении 1-2 подобных организаций.
- Небольшие посёлки или города, где экономическая ситуация характеризуется как «экономим на еде» не представляют интереса для занятий таким видом бизнеса.
Организация праздников как бизнес характеризуется возможностью старта с минимальным капиталом, стабильным доходом (хотя он и будет колебаться) иминимальными рисками. Главное отличие такого дела – прямая зависимость процветания от творческих и креативных идей, посещающих головы организаторов. Именно фантазия и навыки работников фирмы позволяют постоянно расширять и обновлять список предоставляемых услуг, не застаиваться на одном месте и избегать, таким образом, наличия скучающих и зевающих посетителей на мероприятиях.
Что же касается темы подзаголовка, понятие «с нуля» включает в себя отсутствие подходящего помещения для работы, необходимых расходных материалов и оборудования, наёмных работников, но никоим образом не полное отсутствие финансовых средств. Они нужны обязательно, о размерах и суммах поговорим чуть позже. На создание элементарного костюма для выступления на детских праздниках (старт для неопытных организаторов) тоже нужны деньги, не говоря уже об остальных атрибутах.
А теперь собственно о том, как открыть агентство по организации праздников. До начала работы необходимо провести аналитическую работу по изучению предложений конкурирующих фирм, их ценовой политики, отзывов о работе и услугах. Стоит обратить внимание на возрастной контингент будущих клиентов, будет ли это младшая возрастная группа до 10-12 лет или это взрослые работающие люди. В каждом случае спектр предложений услуг будет разный, требующий личного подхода к интересам клиентов. Эта работа занимает как минимум месяц-два и не терпит торопливости.
Вариант использовать готовый бизнес тоже имеет и плюсы и минусы, с одной стороны уже готовая репутация требует только её поддержки (а не создания), с другой стороны в случае радикальной смены сценариев или финансовой политики провал станет фатальным для предприятия.
Только после этого, основываясь на специализации будущих наёмных работников и стартовых финансовых возможностях, приступают к созданию собственного прайс-листа и к рекламной компании. Бизнес план для организации праздников включает статьи расходов, перечисленные ниже.
Регистрация бизнеса
Первым шагом к работе своего агентства является регистрация бизнеса как индивидуального предпринимательства или юридического лица. Разница между этими двумя видами существенная и заключается в налоговой, бухгалтерской нагрузке и в принципах функционирования. Помимо основной системы налогообложения рассматриваются УСН (упрощённая) или ЕНВД.
Регистрация:
- Открытие и регистрация ООО потребует больше времени и денежных затрат, минимум 10 000 рублей потребуется для формирования уставного капитала.
- ИП оформляется путём подачи соответствующего заявления в ИФНС по месту регистрации гражданина.
Основным видом экономической деятельности по ОКВЭД-2 указывают 93.29., он включает в себя 15 направлений услуг, которые и предоставляют агентства по организации развлечений.
Если выбор пал на ИП с наёмными работниками приобретается и устанавливается онлайн-касса. Для юридических лиц её наличие обязательно априори, независимо от присутствия работников.
После начала работы уведомляют об этом факте СЭС, Роспотребнадзор и пожарную инспекцию.
Поиск офиса
В идеале офис сочетает и складское помещение для хранения оборудования, костюмов и атрибутов, и непосредственно площадь, где будут вести приём посетителей.
Месторасположение должно быть максимально приближено к центральным улицам города, в шаговой доступности от остановок общественного транспорта. Это важный момент, так как представить, что человек поедет на окраину города, чтобы заказать увеселительное мероприятие — проблематично.
Роль офиса, как места для ведения переговоров с клиентом, обсуждения нюансов и мелочей, важных для него, трудно переоценить. Многие предпочитают обходиться телефонным разговором и консультацией в социальных сетях, но обеспеченные заказчики, претендующие на эксклюзивное шоу и обслуживание гостей, предпочитают живое общение с организатором.
Интерьеру уделяется большое значение, он должен с первого шага клиента свидетельствовать о чувстве стиля хозяев, их материальном благополучии и готовности исполнить любые пожелания.
Стандартное (скучное) оформление в спокойных оттенках серого цвета не подходит для этих целей. Коллажи из ярких цветных фотографий с удавшихся мероприятий на стенах привлекают внимание посетителей и утверждают его в мысли, что он обратился к профессионалам. Достижению этой же цели помогает и демонстрация видеороликов с весёлыми детишками или взрослыми, на время забывшими о положении и возрасте.
Мягкая мебель также способствует созданию непринуждённой и спокойной обстановки, с этим отлично справляется кожаный диван, на котором и происходит обсуждение деталей.
Если в начале работы финансовое положение не позволяет арендовать большое помещение, хранить реквизиты и оборудование можно дома у организаторов. Но офис должен быть. И желательно найти аренду помещения на первом, максимум на втором этаже здания.
Закупка реквизита
Ни один бизнес план агентства по организации праздников не обходится без расчёта затрат на реквизит. Если сюда включить ещё и приобретение оборудования, то эта статья расходов становится самой весомой в общей массе. Сам реквизит представляет собой костюмы для аниматоров и всевозможные атрибуты. Их разнообразие и объём зависят от толщины кошелька начинающего бизнесмена, и от того на какую возрастную категорию в целом нацелена работа фирмы: как правило костюмы требуются на детские мероприятия или на новогодние и праздничные шоу. Использование ростовых кукол пользуется большим спросом, но они не «по карману» на старте работ, цена на них колеблется от 5 до 40 тысяч рублей.
Воздушные и гелевые шары создают праздничную атмосферу не только детям, но и во взрослой аудитории, особенно, с учётом современного многообразия форм и расцветок.
На реквизит закладывают 80-100 тысяч рублей как минимум.
Что касается оборудования, то понадобятся:
- профессиональная видеокамера и фотоаппарат, экономить на приобретении которых нельзя, от качества съёмки зависит впечатление от работы, и в конечном счёте репутация организации;
- ноутбук или компьютер необходим для работы менеджера, для ведения хозяйственных операций, обработки фотографий и видео, ведения клиентской базы;
- организационная техника: усилители, микрофоны, акустическая система.
Кроме этого, наличие автомобиля на правах аренды или собственности позволит без проблем перемещать необходимые декорации и оборудование к месту проведения мероприятия.
Привлечение персонала
Для успешной работы бизнеса по оформлению праздников не обойтись без привлечения сотрудников. Их количество и специализация всецело зависят от наличия финансов и обширности планируемой работы. Как минимум, понадобится два человека: менеджер в офис, который будет вести хозяйственный учёт и переговоры с клиентами и аниматора (или оформителя торжества), непосредственно развлекающего заказчиков.
Если бюджет организации позволяет, имеет смысл приём на работу ди-джея, фотографа-видеооператора, составителя композиций из воздушных (гелевых) шаров и ведущего торжества.
Последний из перечисленных должен обладать поставленным голосом, креативным мышлением, навыками психолога и острым умом. Именно этот человек отвечает за создание атмосферы праздника, настроение участников и за впечатление от мероприятия. На его зарплате экономить нельзя, это чревато уменьшением потока клиентов и в конечном итоге банкротством предприятия. Как правило, кроме окладной части, он получает проценты от дохода каждого проведённого праздника.
Обязанности:
- курируют организацию мероприятия;
- закупают необходимый расходный материал;
- отвечают за связь с клиентом и партнёрами, к которым обращаются за услугами.
Если стартовый капитал скромный, выходом из сложной ситуации становится взаимодействие с профессиональными коллективами (танцы, песни), певцами и ведущими мероприятий. Оплата составляет процент от выручки за каждую услугу.
Помимо перечисленных статей затрат проведение продуманной рекламной кампании также требует финансовых затрат. Это позволит увеличить поток клиентов и улучшить материальное положение организации.
Нюансы отрасли
Специфика есть у любого, казалось бы, элементарного дела, и у бизнеса на организации мероприятий — тоже. Причина кроется в его ориентированности на людей, имеющих возможность заплатить за создание себе праздничного настроения. А эта потребность возникает исключительно после того, как удовлетворены основные насущные физиологические желания (покушать и обеспечить крышу над головой).
За исключением торжеств на дни рождения и юбилеи, которые приносят стабильный, но не столь ощутимый доход, как организация праздников для коллективов юридических лиц, остальные увеселительные мероприятия привязаны к праздничным дням (Новый год, 8 Марта, 23 Февраля).
Помимо этого, они объясняются большим разнообразием конкретных направлений услуг, входящих в это понятие.
Эти нюансы нужно иметь в виду ещё во время размышлений над проблемой «как открыть агентство праздников», но и потом нет гарантии, что не появятся новые, непредвиденные обстоятельства. Насколько бизнесмен готов к ним зависит его благосостояние и дальнейшая судьба всей организации.
Сценарии для праздников
Исходя из напряжённости конкурентной борьбы на рынке развлекательных услуг, определяются с перечнем предлагаемых сценариев. Оптимальным решением является охват всех возрастных групп и разных по финансовому благополучию людей.
Другими словами, нужно уметь рассмешить и трёхлетнюю царевну Несмеяну и убелённого сединами пенсионера и повидавшего всё на своём веку богатого олигарха.
Но такой расклад в начале работы, когда нет рекламы и постоянных клиентов, маловероятен. Поэтому выбирают одну-две целевых аудиторий, на которые и будет акцентирован бизнес.
В качестве примеров возможных беспроигрышных сценариев, отметим:
- у младшей возрастной группы интерес вызывают ростовые куклы персонажей популярных мультфильмов или аниматоры в аналогичных костюмах, короткая сценка из сказки или микс из сказочных отрывков, сопровождаемые заводной музыкой и обилием надувных шаров с сюрпризами внутри вызовут бурю восторга;
- для подростков и молодых людей в возрасте до 18-20 лет устраиваются всевозможные квесты, гарантирующие приятные находки в виде наград для всех участников;
- для трудовых коллективов, исходя из их разновозрастного состава, оптимальным вариантом будет проведение конкурсов, флеш-мобов или сценок с переодеванием, здесь всё зависит от степени раскрепощённости и лояльности руководителя;
- проведение свадеб или юбилейных дат совместной жизни требует деликатного отношения к взрослым гостям, без скатывания в пошлые конкурсы, и в то же время соответствия современным направлениям в музыке и танцах современной молодёжи;
- бизнес по украшению помещений к торжественным мероприятиям становится отдельным направлением работы.
Если в коллективе есть профессиональный повар, возможности использования его умений обращаться с пищевыми продуктами открывают широчайшие горизонты. На торжестве пойдут на «ура» такие диковинные изыски, как башня из вафель, павлин и другие фигуры из фруктов или фонтанчик из шоколада.
Ищем клиентов
Гарантия финансового благосостояния бизнеса по организации праздников – это постоянный поток посетителей в офисе, большая часть из которых становится благодарными клиентами фирмы.
Обеспечить его помогут следующие меры:
- яркая печатная реклама в местной популярной прессе;
- раздача буклетов с яркими фотографиями и акциями;
- группы в социальных сетях, содержащие видеозаписи с прошедших праздников и отзывы благодарных клиентов;
- максимальное использование сарафанного радио, когда новости о фирме распространяются среди населения;
- обзвон будущих клиентов, крупных организаций и небольших фирм;
- взаимодействие с торговыми сетями и магазинами по организации для них рекламных кампаний в виде шоу, приуроченных к юбилею их работы;
- реклама в местных СМИ, радио и телевидении;
- бизнес организация детских праздников не обходится без бесплатных шоу в непосредственной близости от дошкольных учреждений и школ, они принесут свои плоды в виде ребятишек, тянущих за руки родителей в ваше агентство.
Успех приносит соотношение цена-качество и выгодное отличие его от предлагаемых конкурентами услуг.
Подводные камни ивент агентства
Иностранное слово в заголовке иногда читают и как «эвент», тут уж у кого какие отношения с английским языком и произношением. Суть не в этом, а в том, на какие тонкости стоит обратить внимание бизнесменам, чувствующим в себе силы и желание нести в массы радость и веселье.
Главной проблемой на старте становится неуёмное желание хозяина бизнеса сразу заявить о себе везде и всюду. Ему (им) кажется, что они могут удивить и школьника, и банкира, и подростка, и пенсионера. Даже при наличии необходимых исполнителей и аниматоров в коллективе, на первых порах нереально организационно вести несколько проектов одновременно. Появляются недоделки, причина которых в спешке и желании всем угодить.
Поэтому главное на стадии развёртывания и набора клиентской базы – сконцентрироваться на 1-2 основных направлениях, которые по аналитическим прогнозам приносят наибольший доход.
Данный вид бизнеса сильно зависит от способностей его участников слушать и слышать клиента, проявлять неподдельный интерес к его жизни, и всему, что ему дорого. Упомянутые в случайном разговоре знания имён детей, жены, вопрос о самочувствии собаки или об успехах любимой футбольной команды, останутся в памяти человека и неосознанно вызовут у него доверие к таким внимательным деловым людям. А это уже конвертируется в денежные знаки.
К требованию клиента чтобы его праздник отличался от всех остальных нельзя относиться легкомысленно и просто переписывать старые сценарии. Выгоднее в материальном плане затратить время на сочинение нового, который вызовет восторг клиента.
К специфичным тонкостям работы, значимым для фискальных и налоговых органов, относятся возможное расхождение формулировок в договоре и в смете к нему. Необходимо понимание разницы между агентским договором и договором оказания услуг, оплата по ним регулируется разными правилами и влечёт налоговые последствия. Если в смете договора на оказание услуг фигурируют материальные объекты, это также недопустимо и влечёт налоговые санкции.
Упоминания алкогольных напитков в смете избегают, дабы не попасть в поле зрения государственного контроля по обороту этой продукции.
Сроки окупаемости агентства по проведению праздников
Точный срок, который бы подходил для всех агентств, независимо от их размера и конкретных направлений работы, не сможет назвать ни один экономист:
- Если выполнять в месяц примерно 10 заказов, то на точку безубыточности можно выйти в течение 6-7 месяцев.
- Себестоимость мероприятий довольно высока, и чтобы её компенсировать необходимо за этот же месячный срок обрабатывать не менее 15 заказов.
- Для этого требуется сплочённая работа не только внутри коллектива, но и налаженные связи с поставщиками необходимых атрибутов.
Наибольший доход приносит работа с крупными юридическими заказчиками, способными оплатить большие расходы, не вчитываясь скрупулёзно в каждую строчку чека. Люди, желающие организовать детский праздник максимально урезают бюджет и работа в этом сегменте больше направлена на создание репутации, нежели на получение существенной прибыли.
Итак, бизнес по организации праздников развивается в жёсткой конкурентной борьбе, имеет календарную зависимость от праздников, не терпит формального подхода к работе и окупается в среднем в течение полугода.
Для успешного существования собственного агентства необходимо иметь спланированный маркетинг и рекламу, а также штат сотрудников.
