Инструкция по ведению бухгалтерского учета для ИП

Бухгалтерия для ИП является не самой приятной, но необходимой составляющей трудовой деятельности. Хотя Минфин РФ ещё в 2012 году освободил частный бизнес от сложного учёта, минимальные обязанности за предпринимателями сохранились на всех действующих режимах. Чтобы финансовая деятельность была прозрачной и не вызывала сомнений у контролирующих органов, бизнесмен обязан либо освоить навыки самостоятельного ведения учёта, либо нанять компетентного человека.

Этот момент актуален ещё на этапе планирования собственного дела: объём бумажной работы напрямую будет зависеть от выбранного режима.

Общая информация о бухгалтерском учёте для ИП

Принципы и правила ведения бухгалтерии с 2013 года в РФ регулирует закон о бухучёте №402-ФЗ, изданный 6.12.2011. Его положения актуальны и в 2019. В п.1 ст.6 сказано, что каждый субъект экономики обязан вести учёт.

А в п.2 ст.6 приведён перечень исключений из правила:

1. Филиалы иностранных фирм, ведущие положенный налоговый учёт.
2. Российские предприниматели, при условии составления ими регистров, отражающих расходы и доходы от деятельности.

Налоговый учёт для большинства предпринимателей – это ведение КУДиР, в которой регистрируются все поступления от деятельности и затраты. Но каждый налоговый режим предполагает свои особенности.

Что принято относить к операциям по учёту российских экономических субъектов:

• ведение журналов по банковским и кассовым дисциплинам;
• учёт и амортизация основных средств;
• составление первичной документации;
• подготовка бухгалтерского баланса;
• учёт поступления и расхода материалов.

Частный бизнес (кроме общего режима) освобождён от большинства перечисленных обязанностей. Однако минимальное ведение учёта нужно: подтверждающие документы понадобятся для контролирующих органов и для самого ИП (например, чтобы доказать свою состоятельность перед банками или контрагентами). Позаботившись заранее об организации учёта, предприниматель решит несколько проблем ещё на этапе планирования бизнеса.

С чего начать:

1. Прикинуть вероятные доходы, проанализировать выбранные виды деятельности, а затем выбрать спецрежим.
2. Узнать заранее, какую предстоит предоставлять отчётность в ФНС и другие инстанции, чтобы избежать штрафов за несвоевременную сдачу.
3. Выяснить сроки платежей.
4. Решить, кто будет вести бухгалтерию.
5. Сразу начать сохранять документы, касающиеся предстоящей работы.

Тщательно следует отнестись к выбору режима налогообложения. Ведь каждый из них даёт преимущества в виде упрощённой отчётности и учёта и накладывает ряд существенных ограничений.

Способы ведения учёта

Как организовать документооборот – личное дело каждого бизнесмена. Законодательство не ограничивает предпринимателей в выборе, главное – чтобы принципы ведения бухгалтерии были прозрачными и понятными.

Доверить бумажную работу профессионалам имеет ряд преимуществ: опытный бухгалтер без ошибок сделает всё, что потребуется.

Тут у бизнесмена есть несколько вариантов:

• нанять бухгалтера – приходящего или штатного (зависит от масштабов работы);
• оплачивать услуги фирмы, которая будет сопровождать отчётность.

Но предприниматели предпочитают обходиться своими силами. На спецрежимах схема ведения учёта проста. После непродолжительной практики справиться с бумажной работой сможет даже непрофессионал.

Для организации бухгалтерии ИП с нуля получают общее понимание о предмете. Для этого существуют специальные обучающие курсы, но можно найти всю подробно изложенную информацию и в сети.

Предпринимателю важно помнить: лучше несколько раз спросить, чем раз ошибиться! Работники органов (налоговой, ФСС, ПФР и т. д.) готовы проконсультировать, если обратиться к ним с запросом.

Как начать вести бухгалтерию ИП самостоятельно: предприниматель заводит необходимые журналы (для регистрации кассовых и банковских операций, начисления заработной платы, регистрации и амортизации основных фондов, учёта прихода-расхода материалов и пр.). А затем своевременно вносит в них текущую информацию. Первичные документы, подтверждающие деятельность, нужно обязательно сохранять. К ним относятся: счета-фактуры, накладные, договора; кассовые ордера, платёжные поручения, выписки банка, ведомости по выплате зарплаты и др.

В каком виде должны быть регистры:

1. Можно вести учёт от руки, заполняя готовые бланки. Все журналы, в т. ч. и КУДиР, прошнуровываются, страницы нумеруются. Первичные документы за определённый период (месяц, квартал либо год) подшиваются в папку, а на их основании составляется журнал-ордер с бухгалтерскими проводками. Уже на основании этих цифр составляется итоговый баланс.
2. Простые автоматизированные бухгалтерские программы потребуют минимума затрат и небольшого навыка работы на компьютере, при этом формируют как первичные документы, так и целые регистры, журналы, баланс. Бухгалтеру остаётся вносить нужные сведения, а затем распечатывать бумаги на принтере, сшивать, ставить печати и подписи. Самая популярная среди бухгалтеров программа – 1С. Для элементарного же удобства составления первичных документов подойдут программы наподобие «Бизнес-пак».

Выбирать способ ведения учёта предприниматель может самостоятельно.

Бухгалтерия на разных режимах (без работников)

Чтобы вести учёт в полном объёме, своевременно подавать декларации и вносить платежи, бизнесмен должен внимательно ознакомиться с информацией и соблюдать пошаговую инструкцию.

Общий режим

ОСНО – сложная в плане учёта система. Но и возможностей в бизнесе она предоставляет больше. Она не ограничивает виды деятельности и размеры прибылей, а обязанность платить НДС расширяет круг потенциальных партнёров (крупные организации предпочтут сотрудничать именно с таким предпринимателем).

Бухгалтерия ИП на ОСН включает:

• регистрацию всех текущих хоз. операций в КУДиР;
• ведение книг продаж и покупок (для подсчёта НДС);
• соблюдение кассовой дисциплины.

Налоговая отчётность ИП на основном режиме:

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

Подробная инструкция ведения бухгалтерского учета ИП на упрощенке

• 3-НДФЛ (по итогам КУДиР на конец года);
• 4-НДФЛ (в случае сильного изменения объёма выручки);
• имущественный налог;
• НДС (ежеквартально).

Организации и ИП, являющиеся плательщиками НДС, обязаны сдавать отчётность только в электронном виде. Для них важно знать как вести налоговый учёт согласно НК.

УСН

«Упрощёнка» – популярный режим у предпринимателей. Он заменяет собой НДС, налоги на имущество и прибыль. Ведение бухгалтерского учёта ИП на УСН требует лишь заполнения КУДиР, кассы и сбора первичной документации.

ИП на упрощёнке делятся на два вида:

1. ИП при УСН доходы учитывают только доход от работы. Платёж в бюджет составляет 6% от выручки.
2. на УСН доходы минус расходы предприниматель оплачивает 15% налога от разницы.

Разница в размере платежа и в способе заполнения КУДиР. Бизнесмен, учитывающий только доходы, заполняет соответствующую графу книги, тогда как столбец с расходами остаётся пустым. Первичные документы, подтверждающие затраты, можно не хранить (если только для себя).

Для ИП, выбравшего «доходы минус расходы», как вести учёт, чтобы не попасть под штрафные санкции: в КУДиР по всем правилам заполняются графы и с доходами, и с расходами, а подтверждающие каждую операцию документы тщательно сохраняются.

Оба вида спецрежима отчитываются одинаково: один раз в год в ФНС предоставляется декларация, но платежи поквартально вносятся в бюджет авансами.

ЕНВД, патент, ЕСХН

Предприниматели, использующие «вменёнку», освобождены от ведения КУДиР. В их обязанности входит сбор и фиксирование бумаг, подтверждающих размер и источник дохода (а значит, право применять ЕНВД).

Налоговая база для расчёта фиксированного налога учитывает показатели: площадь помещения, число работников, размер прибыли (потенциальной). Сумма платежа определена государством заранее, её размер зависит только от коэффициентов на местах (по регионам или районам).

Единственная отчётность – это ежеквартальная декларация, предоставляемая в ФНС до 20 числа последующего месяца.

ИП на патенте оплачивают налог заранее либо в процессе деятельности по фиксированным ставкам. Поэтому отчётности для них не предусмотрено (если нет работников). Чтобы подтвердить вид деятельности и размер выручки, предприниматель ведёт КУДиР.

ИП-сельхозпроизводители обязаны вести учёт доходам и расходам в КУДиР, хранить текущие документы.

Декларация подаётся раз в год, но платежи вносятся в бюджет каждое полугодие.

Предприниматели на каждом из режимов с момента регистрации и до дня официального прекращения деятельности оплачивают во внебюджетные фонды фиксированные взносы. Отчётность либо учёт по ним не требуется.

Дополнительный учёт с наёмными работниками

Правила ведения кадрового и бухгалтерского учёта в отношении наёмного персонала одинаковы для всех налогоплательщиков.

Как только бизнесмен принял сотрудников для ИП на УСН или на другом режиме, к отчётности (на любом режиме) прибавляются формы:

• расчёты для внебюджетных фондов (СЗВ-М, 4-ФСС и РСВ-1);
• информация о среднесписочной численности за год;
• два вида отчётов по НДФЛ на каждого сотрудника (2-НДФЛ и 6-НДФЛ).

Кадровая политика как минимум включает в себя:

• заключение договора с физлицом;
• издание приказа о найме;
• заполнение трудовой книжки (если таковой нет, то оформляют новую);
• завести на сотрудника личное дело (или карточку) с указанием подробной информации.

Если наёмных работников несколько, то бизнесмену удобно ввести дополнительные регистры кадрового учёта, НДФЛ на каждого сотрудника.

Бухгалтерские операции – это начисление заработной платы, подоходного налога и взносов в фонды. Ведение журналов допустимо как вручную, так и на компьютере.

Документы, имеющие отношение к зарплате сотрудников (как бухгалтерские, так и кадровые) должны храниться в архиве 75 лет.

Регистры учёта

Бухучёт ИП на спецрежиме включает не так много обязательных операций. Ниже приведены правила ведения основных из них.

КУДиР

Эта книга учёта – основной документ ИП на «упрощёнке», ЕСХН, ПСН и ОСН (предприниматели на «вменёнке» от неё освобождены). В КУДиР записываются все доходы и расходы от бизнеса.

Правила заполнения и ведения у ИП для начинающих:

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

Примеры заполнения книги доходов и расходов для ИП

1. Если учёт происходит вручную, то на начало каждого календарного года нужно купить, пронумеровать, прошнуровать и заверить печатью готовую книгу. Электронный вариант распечатывается, подшивается и заверяется по окончании периода.
2. Книга нужна даже в случае отсутствия деятельности, иначе проверяющие органы имеют право наложить штрафные санкции.
3. Раньше прошитую книгу в обязательном порядке заверяла ИФНС, с 2013 года это правило отменили.
4. Операции отражаются в строгой хронологической последовательности. Каждая – на основании подтверждающего документа.
5. Исправления делаются только обоснованно, заверяются подписью, датой внесения и печатью.
6. Книга ежегодно нужна новая, даже если в предыдущей листы остались пустыми.

Операции по приходу заполняются на основании таких документов: платёжное поручение (либо выписка из банка), приходный кассовый ордер, бланки строгой отчётности (БСО) и др. Каждая операция вносится в отдельную строку, под своим порядковым номером. Указывается номер и дата этого документа, затем суть операции и сумма в столбец «Доход». Возвратные операции отмечаются в этой же графе, но со знаком минус.

Не считаются доходами операции по увеличению уставного фонда и самостоятельного пополнения счёта в банке. Они в КУДиР не вносятся.

Расходы вносятся аналогично. Таковыми считаются все затраты, снижающие сумму прибыли, согласно налоговому кодексу.

Исправить ошибку (и не только в КУДиР) можно бухгалтерской справкой. Бумага (в зависимости от ситуации) послужит как первичным документом, так и просто укажет на допущенную ошибку.

Ведение кассовой дисциплины

Правила использования ККТ для ИП в 2019 году:

1. До 1.07.2019 могут не использовать кассовые аппараты ИП на ПСН и ЕНДВ, оказывающие мелкие бытовые услуги для населения. А также предприниматели, выполняющие работу по заказу от населения либо оказывающие ему услуги (исключение – общепит). Этим трём категориям разрешено пользоваться соответствующими бланками отчётности вместо чеков.
2. Бланки (БСО) выполняются с помощью автоматизированной техники (либо заполняются от руки готовые, выполненные в типографии). Они имеют произвольную форму, но содержат обязательные пункты (название, номер по порядку, дату; ИНН и ФИО предпринимателя, название услуг, сумму, подпись и данные продавца).
3. Все остальные ИП в обязательном порядке используют ККО. Аппарат нужен нового образца, иметь фискальный накопитель и доступ к интернету.

Разрешено работать без аппаратов и предпринимателям, которые осуществляют специфичную деятельность (торговля напитками на розлив или журналами в киосках и пр.), а также в удалённой местности без доступа к интернету.

Кассовые операции ведутся ИП в 2019 году в порядке, установленном в Указе Банка РФ номер 3210-У от 11.03.2014. Нарушение дисциплины карается штрафами. Для частного бизнеса Указ допускает некоторые поблажки по сравнению с организациями. Это касается лимита – ИП могут накапливать в кассе любую сумму.

Если ИП работает с кассовым аппаратом, то ему разрешено не выписывать приходные и расходные документы (ПКО и РКО), а значит, ведение кассовой книги также не обязательно. Однако отказ от этого регистра осложнит контроль над финансами – у предпринимателя не останется на руках подтверждающей бумаги с подписью, что из кассы кем-либо получена сумма денег.

Для заполнения КУДиР не обязательно наличие ПКО или РКО. Операции подтверждаются кассовыми чеками, отчётами после закрытия смены, БСО.

В остальном предприниматель следует общему порядку кассовой дисциплины.

Налоговая отчётность

Вся отчётность делится на:

• бухгалтерскую (баланс и пр.);
• налоговую (декларации и расчёты с суммами предстоящих платежей).

Первый вид предпринимателям в ФНС предоставлять не нужно, вся информация фиксируется в КУДиР. А вот хотя бы одну декларацию в год сдают все (кроме ПСН).

Делается это:

1. С личным визитом в ФНС.
2. Электронно.
3. По почте.

Электронный метод удобнее. Налогоплательщик регистрируется на сайте ИФНС либо выбирает оператора, осуществляющего электронный документооборот (за деньги).

Официальный сервис налоговой даёт возможность сдать электронную отчётность бесплатно.

Что для этого нужно:

• пройти регистрацию;
• установить на компьютер СКИЗИ КриптоПро и саму программу «Налогоплательщик ЮЛ»;
• оформить корневой сертификат и ключ к электронной подписи;
• начать подготовку и сдачу деклараций.

Процедура не слишком простая, но необходимая информация есть на сайте в открытом доступе.

Сдавать по почте нужно только бумажный вариант, а при личном визите ещё и скопировать файл отчёта на флешку.

Рекомендации начинающим предпринимателям

Несмотря на предоставленные государством льготы, предприниматели часто не отказываются от ведения бухучёта.

На это есть много причин:

1. Наличием и состоянием текущей документации подтверждается успешность деятельности для кредитных организаций, кредиторов, инвесторов.
2. Бизнесмен облегчает личный контроль над состоянием дел, эффективно планирует предстоящую деятельность.
3. Сохранённые бумаги помогут отстоять правоту в случае возникновения недоразумений с государственными органами.

Облегчить работу с бумагами поможет соблюдение простых правил:

• ведение ИП основных регистров займёт немного времени, а накопившаяся за год работа доставит впоследствии массу хлопот и сложностей;
• автоматизация учёта помогает значительно сэкономить время и облегчает труд;
• на официальных сайтах государственных органов есть много полезной информации;
• обучение бухгалтерскому учёту, сопровождающееся регулярной практикой – это главный залог успеха.

Соблюдение порядка ведения бухучёта у ИП – сложная процедура. Она включает процессы, начиная с оформления первичных документов и до составления отчётности для налоговой. Предприниматель для этого нанимает профессионала либо осваивает азы самостоятельного ведения учёта, разобравшись, как вести ИП для «чайников». Последнее осуществимо, если приступить к делу серьёзно и постараться вникнуть в суть. Законодатели часто вносят изменения в нормативы, и за этим предприниматель следит самостоятельно. Несоблюдение правил ведения учёта грозит штрафами.