Предпринимательская деятельность подразумевает активное ведение взаиморасчётов как с клиентами, так и с контрагентами. Не всегда расчёты осуществляются безналичным способом, тем самым, требуя правильной организации кассовой дисциплины. Кассовая книга для ИП, работающих с наличностью, один из важнейших документов, отражающих реальные операции поступлений и выдачи наличных денежных средств. ИП должен знать правила ведения этого документа, а также случаи, когда наличие подобного документа необязательно. Какие кассовые документы являются подтверждающими произведённых операций, а также сколько наличности можно хранить в кассе.
Ограничение наличных расчётов
Прежде чем говорить, нужно ли ИП вести кассовую книгу, стоит определиться с основаниями необходимости подобного отчёта. Российским законодательством предусмотрено использование как безналичных, так и наличных расчётов в бизнесе.
Однако Центробанк устанавливает ограничения для расчётов наличными между:
- юр. лицами (ЮЛ);
- ЮЛ и ИП;
- предпринимателями.
Предельно допустимое значение в рамках одного договора – 100 000 р., если соглашение заключено в валюте – то эквиваленту по курсу ЦБ.
Не подлежат лимитированию следующие операции с наличностью:
- выплата з/п;
- перечисление выплат социального характера;
- выдача под отчёт;
- изымаемые из кассы средств на личные нужды предпринимателя.
К дополнительным операциям этого перечня относятся:
- расчёты при непосредственном участии Банка России;
- платежи в пользу таможни, налоговые отчисления;
- выплаты по кредитам.
Важно помнить, что ограничение действует в рамках одного договора, без учёта особенностей и условия его заключения:
- Вид – не важен предмет сделки – займ, поставка продукции, оплата услуг.
- Срок – неважен срок, даже долгосрочный.
- Периодичность – не имеет значения порядок расчётов: даже если договором предусмотрена частичная оплата, общая сумма должна не превышать лимит.
- Дополнительные условия. Если пришлось заключать доп. соглашение на выплату пеней, штрафов, неустоек, если ранее сумма наличного расчёта превысила 100 тыс. р., превышать лимит запрещено.
Когда в кассу ИП поступили средства, не с расчётного счёта предпринимателя, а иных источников (например, возвращены неиспользованные подотчётные средства, займ), то изымать деньги из таких поступлений для расчётов не из перечня ЦБ, нельзя. Изымать наличные на цели, регламентируемые спец. перечнем, нельзя.
Прежде требуется сдать деньги в банк для зачисления на счёт, а после оформить выдачу. Это грозит двойной комиссией.
Превышение лимита наличных расчётов влечёт привлечением к административной ответственности. Размер штрафа 4-5 тыс. р. Срок привлечения к ответственности ограничен 2 месяцами с даты подписания договора.
Стоит отметить, что кассовая дисциплина для предпринимателей осуществляется в упрощённой форме, так, например, ИП на ЕНВД вправе не осуществлять регистрацию проводок по кассе в книге, если фактически производится учёт доходной части и расходной, которая является налогооблагаемой базой.
Ограничение по сумме наличности действует и на получателя, и на отправителя средств. Но при выявленном нарушении ответственность возлагается на сторону, принявшую наличность.
Что такое кассовая книга ИП
Для ИП кассовая книга – это специальная форма журнала, позволяющая внести данные по всем осуществляемым операциям с применением наличного расчёта с помощью ККМ. Относится к категории бух. отчётности. Обязательство по ведению подобного документа наложено на всех предпринимателей, независимо от того, с чем связана деятельность ИП, а также формы налогообложения (в том числе УСН). Госкомстатом установлена унифицированная форма КО-4. Вести книгу необходимо в течение всего календарного года. Журнал состоит из 50-ти страниц (либо 100).
Предъявляются требования к оформлению:
- титульный лист кассовой книги должен содержать срок действия. Если листы в книге закончились до наступления окончания года, то требуется завести новую для продолжения записей в порядке хронологии;
- на второй и последующих книгах требуется указать дату начала внесения записей и прекращения использования, что даёт возможность определять хронологический порядок;
- не требуется нумеровать, прошивать, однако, эти действия не запрещены;
- важно заверить печатью и подписью.
Для заполнения кассовой книги ИП разрешено использовать готовые журналы, напечатанные типографией. Ведением этого отчёта должен заниматься кассир, который ведёт работу по приёму наличности и фиксирует это действие записью в журнале. Кассиром должна быть проставлена подпись под заполненными листами журнала. По окончании рабочей смены кассир передаёт остатки средств бухгалтерии, вместе с первичной документацией («расходниками» и «приходниками»). Бухгалтер должен подписать лист журнала (либо предприниматель).
Если ИП занимается бизнесом самостоятельно, без бухгалтера, то он должен ознакомить сотрудника с должностными обязанностями под подпись либо осуществить процедуру лично.
Заполнять титульный лист кассовой книги необходимо только следующими данными:
- ФИО ИП – полностью, без сокращений;
- временной период – год или конкретная дата, если книг несколько;
- ОКПО.
Готовая книга подразумевает внесение записей о приходах и расходах, причём все операции, осуществлённые в течение одних суток, вносятся на одну страницу. В конце смены требуется подвести итог и вывести остаток. Ведение кассы возлагается на кассира, который, должен подтвердить все внесённые записи отчётом. Как указывалось ранее, деньги должны быть переданы бухгалтеру ИП, которые принимаются им согласно отчёту кассира. Лист кассовой книги состоит из двух частей: данные о совершённых операциях, отчёт кассира.
Разрешено согнуть лист по линии отрыва, чтобы заполнять две части разом при помощи копировальной бумаги. Заполнение вкладного листа осуществляется шариковой ручкой. Далее требуется разрезать лист по разметке, подшить первую часть. Важно приложить первичный документ к отчёту кассира.
Если при заполнении была допущена ошибка, то требуется перечеркнуть неверные данные, а рядом вписать корректную информацию. Использовать лезвие, корректор запрещено, как и вырывать страницу с помаркой.
Разрешено использовать автоматизированный учёт кассовых операций:
- Ведение электронной кассовой книги с последующим переносом на бумагу.
- Ведение книги в электронном формате с заверением ЭЦП.
Первый вариант не отличается от ручного заполнения. В конце смены заполненные листы распечатываются для предоставления на подпись бухгалтеру или ИП. Нумерацию осуществляют по сквозному принципу.
Если выбран второй способ ведения кассовой книги, то требуется:
- позаботиться о защите информации от третьих лиц (защита паролем);
- защитить данные от потерь или искажения путём создания резервной копии или сохранения на серверах;
- создать ЭЦП для сотрудника, который несёт ответственность за заполнение кассовой книги в электронном виде.
Важно знать, что если книга подписана ответственным лицом, то никаких исправлений вносить нельзя. Если все указанные выше действия выполнены, то распечатка книги не требуется.
Грамотно и корректно заполненная кассовая книга избавит от дополнительных рисков и издержек при проверках контролирующими органами. Неточности и ошибки в ведении этого документа караются штрафами.
Кассовые документы
Говоря о том, обязан ли ИП вести кассовую книгу, нельзя не определиться с полным перечнем необходимых кассовых документов.
Различают следующие основные категории:
- приходные;
- расходные;
- регистры учёта, призванные обобщить информацию из первичных документов.
Законодательством разработаны следующие виды документов:
- приходный кассовый ордер – целью является фиксирование поступление наличности в кассу;
- расходный кассовый ордер – предназначен для оформления выдачи наличных из кассы;
- кассовая книга – для отображения всех операций с ККМ;
- журнал регистрации ПКО и РКО – для бухотчётности;
- книга учёта принятых и выданных средств.
Главным требованием, предъявляемым к кассовой документации, является отсутствие различного рода исправлений учётных регистров, а также помарок. Использование корректора строго запрещено.
Исправления могут быть внесены:
- Если допущена ошибка при оформлении ПКО/РКО. Допускается перечеркнуть ошибочный бланк, составить новый. Ошибочный и перечёркнутый ордер подлежит сдаче вместе с отчётом за смену. Осуществление операций на основании ордеров с ошибками запрещается.
- Ошибка допущена в одном из журналов или кассовой книге. Исправления производятся по правилам: некорректная запись перечёркивается, а над ней вносятся корректировки путём указания верного значения сумм или текста. Рядом с исправлением, где есть свободное место, требуется добавить надпись «Исправлено», заверенную подписями лиц, ответственных за КД. Важно внести расшифровку подписей, указать дату. Исправлять требуется все экземпляры.
Предприниматель должен организовать, определить место для хранения, а также сформировать порядок хранения кассовой документации на протяжении всего срока, регламентированного законодательством.
Общие правила хранения документации:
- Сшивать стоит документы по дням. Сшив формируется не позднее следующего дня.
- Сшивать требуется по порядку: в порядке возрастания номеров счетов, от Дт до Кт.
- Все листы нумеруются.
- Перед передачей в архив необходимо сформировать опись, в которой указать количество, названия сшивов.
Требования к продолжительности хранения регламентирует Федеральный закон «О бухгалтерском учёте»: первичная документация, а также регистры следует хранить в течение 5 лет. По окончании срока они могут быть уничтожены, только если нет никаких споров по указанным в них операциям или судебных разбирательств. Отсчёт начинается с даты отчётного года, когда документ был сформирован. Срок идентичен и для электронных форм. Исключением являются ведомости по заработной плате персонала, хранить которые требуется 75 лет.
Хранить документацию можно как самостоятельно, так и с привлечением специализирующихся на этом компаний. Фирмы предоставляют подобную услугу по договору за вознаграждение.
ИП могут не вести кассовую книгу
Упрощённый порядок ведения кассовых операций для ИП предусматривает, согласно указаниям Банка России №3210-У, возможность не осуществлять ведение кассовой книги, а также не оформлять приходные и расходные ордера.
Однако это не освобождает ИП от учёта полученного дохода, понесённых расходов, физических показателей, а также иных объектов, предусмотренных на выбранном налоговом режиме, например:
- предприниматели, использующие основную систему налогообложения, могут не осуществлять ведение кассовой книги по причине ведения КУДиР;
- плательщики УСН или ЕСХН могут не применять кассовую книгу в бизнесе, по причине использования книги учёта доходов и расходов;
- ИП на ПСН должны вести книгу по учёту доходов;
- предприниматели-плательщики вменённого налога обязаны учитывать физические показатели.
Возможностью отказаться от ведения кассовой книги предпринимателю стоит воспользоваться только при единоличном осуществлении бизнеса, без наёмного персонала, которым он не выплачивает заработную плату и не выдаёт средства под отчёт, а также без партнёров. Предприниматель-работодатель обязан вести учёт производимых выплат. Помимо этого возникает необходимость контролировать кассовых работников, где невозможно обойтись без корректного контроля над приходом и расходом наличных денег.
Прежде чем принять решение о применении или неприменении кассовой книги, важно ознакомиться с судебной практикой по этому вопросу.
Так, налоговые органы считают, что отсутствие записей в кассовой книге, приходных и расходных ордеров влечёт к неоприходованным денежным суммам в кассе, а значит и к правонарушению, которое предусматривает ч.1 ст.15 КоАП РФ.
Суды также поддерживают, что неотражённая выручка в день получения является основанием того факта, что она не была оприходована.
Суды часто не берут в учёт незначительную задержку (до 2-х дней), признавая правонарушение незначительным. Некоторыми судами установлена практика, что отсутствие записей в кассовой книге либо сделанные с опозданием, не является основанием для признания нарушения неоприходования, если на поступившую наличность был выписан ПКО или выбит чек ККТ.
Лимит остатка кассы
Вопрос должен ли ИП вести кассу с обязательным установлением лимита наличности, вызывает споры. Лимит кассы – это предельно допустимое значение средств в кассе на момент окончания рабочей смены. Порядок применения ограничений суммы наличных регламентируется на законодательном уровне.
Государство разрешает предпринимателям не устанавливать лимит на остаток денежных средств, давая им право оставлять в кассе любой размер денежной наличности. Правило закреплено Указанием Банка России№3210-У. ИП требуется составить документ, подтверждающий решение не устанавливать лимит кассы на 2019 год.
Однако закон не запрещает и обратное – устанавливать значение лимита. Осуществить расчёт ИП должен самостоятельно на основании объёма денежных средств, получаемых предпринимателем, а также размера регулярных выплат. Для недавно зарегистрированного ИП в расчёт требуется принять планируемые объёмы.
Правила расчёта лимита исходя из выручки, полученной в ходе деятельности:
ЛК = НС : РП х ПС
НС – наличные деньги, которые поступаю в кассу за расчётный период, в рублях;
РП – продолжительность в днях расчётного периода;
ПС – временной промежуток между передачей наличности в банк, в днях.
Значение расчётного периода определяется предпринимателем самостоятельно, предельное значение – 92 рабочих дня. Важно учитывать именно дни работы бизнеса, в противно случае сумма лимита может стать завышенной. Сдача наличных средств на счёт в банке должна производиться не реже, чем раз в 7 рабочих дней, или 14, когда местоположение бизнеса относится к категории удалённых.
Расчёт можно осуществить и из суммы наличных расходов:
ЛК = ОВ : РП х ПВ, где
ОВ – это размер выдачи наличных из кассы в течение расчётного периода, в рублях;
РП – расчётный период, определяется в рабочих днях;
ПВ – временной промежуток между поступлением наличности в кассу из банка (7 или 14 дней, в зависимости от удалённости).
Формула позволяет установить лимит даже при отсутствии поступлений.
Допускается превышать лимит только:
- при необходимости выплат персоналу заработной платы, отпускных. Ограничение – 5 дней;
- в выходные или праздничные дни, если оприходование денег датируется этими днями.
Согласовывать размер лимита с банком не требуется. Достаточно издать приказ. По истечении установленного срока, требуется составить новый документ. Если срок не указан в приказе, то работать с установленным значением можно несколько лет, пока не будет утверждён новый порядок расчётов. Превышение установленного лимита подразумевает наложение штрафа размером 4-5 тыс. рублей
Если ИП принял решение установить лимит кассы, важно указывать значение в полных рублях. Округление осуществляется по математическим принципам.
