Инструкция по выбору и регистрации онлайн-кассы для ИП

Перед покупкой контрольно-кассовой техники бизнесмену стоит изучить функции машины, разрешающие с эффективностью использовать такие устройства в работе. При этом ККТ должна соответствовать требованиям действующего законодательства. Выбор онлайн-кассы опирается на используемую предпринимателем систему налогообложения, тип коммерческой деятельности, а также на количество привлекаемых наёмных сотрудников.

Назначение кассы

Для перехода на работу с онлайн кассой ИП приобретает некоторые дополнительные элементы, отвечающие за порядок взаимодействия с налоговой инспекцией.

Список компонентов, составляющих систему кассового аппарата, выглядит следующим образом:

  1. Онлайн-касса. Это устройство представляет собой стандартную кассу, получившую доступ к всемирной сети и формирующую отчёт для инспекции.
  2. Фискальный накопитель. Особое приспособление, отвечающее за получение, обработку и накопление сведений с кассы, а также за связь с центром ОФД. Менять ФН, в зависимости от приобретённой модели, стоит не менее одного раза за год.
  3. Договор на услуги ОФД. Документ заключается ИП и компанией посредников, передающей данные в ФНС. Оплата за обслуживание происходит либо один раз за квартал, либо за год.
  4. Программное обеспечение. Этот компонент системы предоставляет либо производитель кассовой техники, либо предприниматель приобретает самостоятельно.

Искать ПО бизнесмену придётся самому в тех случаях, когда коммерческая деятельность связана с системой товароучёта и поддержкой ЕГАИС, к примеру, продажа товаров с акцизными марками.

Назначение онлайн-кассы чётко сформулировано в федеральном законе под номером 54 от 2003 года.

В последней версии редакции этого НПА сказано о том, что онлайн-касса представляет собой электронно-вычислительную технику, компьютерное устройство либо совокупность нескольких компонентов, способных:Онлайн касса

  • записывать и сохранять фискальные сведения;
  • формировать фискальный документ;
  • передавать сформированный документ в налоговую инспекцию при помощи ОФД;
  • распечатывать ФД на бумажном носителе, а также отправлять платёжные документы покупателю.

Изменения в привычной для предпринимателей кассовой технике коснулись исключительно внутреннего устройства моделей.

Они были сделаны производителями по причине того, что:

  • требования указанного федерального закона подразумевают обмен сведениями с налоговой в режиме онлайн, то есть реального времени;
  • фискальная память старых аппаратов, а также электронная защищённая контрольная лента во внутреннем оснащении нынешних онлайн-касс заменили накопителем.

Внешний вид кассовой техники остался без изменений.

Какую выбрать

При выборе онлайн кассы ИП учитывает особенности собственного бизнеса.

По принципу работы ККТ делится следующим образом:Виды онлайн касс

  1. Автономные. Для работы с этим типом кассовой техники не потребуется приобретать терминал или компьютер. Автономный аппарат станет отличным решением для магазина продуктов, работы в сфере услуг или для оснащения сотрудника службы доставки. Это устройство питается от встроенного аккумулятора. Приобрести можно модель со встроенной функцией приёма карт. Правда стоимость таких устройств будет выше цены обычной автономной кассы.
  2. POS-терминал. Это можно назвать готовым рабочим местом кассира. Здесь присутствует и монитор для вывода информации для клиента, и клавиатура, и устройство печати платёжных документов. По своему принципу работы POS-терминал идентичен с автономной кассой. Отличия заметны в мощности устройства и его размерах. Эта техника быстрее печатает платёжные документы и подойдёт абсолютно для любого вида бизнеса.
  3. Фискальный регистратор. Такое устройство представляет собой принтер чеков, оснащённый встроенным фискальным накопителем. Чтобы корректно работать с регистратором потребуется дополнительно приобрести терминал, а также ноутбук или компьютер. Можно встретить модель с функцией подключения к смартфону или планшету. Стоимость этой техники напрямую зависит от встроенного функционала, а модели выпускаются как для малого бизнеса, так и для крупных рыночных предприятий.

Стоит учесть и технический функционал ККТ, а также соотнести его с особенностями осуществляемой коммерческой деятельности.

Пропускная способность

Таким параметром определяется количество чеков, которые за промежуток времени в одну минуту печатает аппарат. Если поток клиентов у бизнесмена будет небольшим, то смысла вкладывать деньги в покупку техники с высоким значением пропускной способности нет. А вот крупным производителям или оптовым поставщикам стоит задуматься над приобретением аппарата с максимальными возможностями.

Касса в магазинеНебольшие по размеру онлайн-кассы, которые можно без проблем носить при себе, станут выбором тех предпринимателей, которые работают на выездных ярмарках или реализуют товар через интернет-магазин. При помощи переносного устройства курьер осуществляет приём наличности и передаёт информацию в налоговую инспекцию. Такая техника работает за счёт встроенных GPRS или Wi-Fi модулей.

Для передачи сведений в ФНС онлайн-касса должна иметь доступ к интернету.

Все производимые модели отличаются по варианту подключения к сети:

  • с помощью кабеля;
  • используется мобильная сеть;
  • Wi-Fi.

Автоматизация магазина осуществляется с учётом специфики бизнеса, а также места нахождения контрольно кассовой техники.

Найти в продаже можно устройство как с кнопочным управлением, так и полностью сенсорную версию. Есть модели, которые при появлении ошибки уведомят владельца или кассира сообщением на экране. Используя при выборе кассы этот параметр, стоит уделить внимание не внешнему виду техники, а удобству работы с дополнительными параметрами.

Контрольно кассовый аппарат, содержащий возможность загрузки карточек продукции вместе с фотоснимками и группирующий её по видам, подойдёт владельцам крупного бизнеса. И чем большими будут объёмы товара, тем большей должна быть внутренняя память устройства.

Уже было отмечено, что бизнес по реализации товаров с акцизами обязан использовать в работе кассовую технику с возможностью подключения к базе ЕГАИС.

Такие устройства оснащены встроенными УТМ-модулями, позволяющими предпринимателю не вкладывать дополнительные средства в покупку лишнего оборудования. Естественно, такой кассовый аппарат оправдывает свою стоимость.

Как купить ККТ

Онлайн кассаПриобрести онлайн-кассу бизнесмен может у производителя, где купить технику будет дешевле, нежели у посредников в магазине. Ценник на новую ККТ зависит от её функционала, варианта подключения к сети, бренда. Можно найти и бюджетный вариант стоимостью до 15 000 рублей, а можно приобрести и модель по цене от 40 тысяч и более. Можно купить кассу онлайн для ИП.

Количество необходимых аппаратов онлайн-кассы для работы ИП зависит от числа зарегистрированных на бизнесмена мест торговли. К примеру, если у бизнесмена сеть магазинов, состоящая из трёх торговых точек, следовательно, и касс потребуется три.

Для юридически обоснованной работы интернет-магазина может использоваться одна касса, но только в том случае, когда расчёт за товар будет производиться только электронными платежами. При этом доставка продукции клиентам будет возложена на сторонние курьерские службы. ККТ будет установлена в пункте самовывоза. Здесь покупателям при расчёте наличными деньгами выдаётся платёжный документ, подтверждающий факт оплаты.

При организации доставки товара клиенту собственной курьерской службой стоит позаботиться о наличии у каждого сотрудника доставки мобильного варианта кассы.

По законодательству предприниматель имеет право использовать одну онлайн-кассу при ведении нескольких видов бизнеса, к примеру, продаёт товар и оказывает услуги. Идентичные правила распространяются и на применение в работе нескольких систем налогообложения. Чтобы не возникло проблем с контролирующими органами, ИП приобретает специальную модель ККТ с возможностью формирования и печати нескольких чеков.

Если затруднения при выборе и покупке онлайн-кассы остаются, можно обратиться за консультацией к сотрудникам компании, где ККТ и приобретается.

Как регистрировать онлайн-кассу

Когда кассовый аппарат на руках, наступает время обязательной регистрации этого устройства в налоговой инспекции.

Выполнить эти действия можно несколькими способами:

  • отправить электронный вариант документов на официальном сайте государственного органа;
  • лично прийти в инспекцию с кассой и документами;
  • отправить представителя, имеющего на руках доверенность, заверенную у нотариуса.

Поставить кассовое оборудование на учёт в налоговой не требует от бизнесмена оплаты любого вида пошлин. Получается, что эта процедура полностью бесплатная и ни один сотрудник налоговой не может потребовать от ИП внести деньги за регистрацию. Оплачивать можно только работу посредников, к которым относятся представители ОФД. Они могут сделать всё за предпринимателя. Правда, алгоритм действий прост и не вызовет трудностей у ИП. Поэтому и переплачивать смысла нет.

КассаЛегче всего поставить онлайн-кассу на учёт будет при помощи подачи электронного варианта документов на сайте налоговой. Для этого важно получить доступ в личный кабинет на портале nalog.ru. Электронная регистрация избавит бизнесмена от личного визита в инспекцию, заполнения бумажных документов и осмотра с фискализацией кассовой техники. Все сведения вносятся в специальную форму, расположенную на сайте.

Ранее последовательность действий при регистрации ККТ в случае похода в налоговую выглядела следующим образом:

  1. Оформление договора с ЦТО.
  2. Подготовка документации.
  3. Подача бумаг в ИФНС.
  4. Проведение осмотра и фискализации сотрудниками инспекции.
  5. Выдача карточки с регистрационным номером ККТ.

Теперь этот список пополнил ещё один пункт — оформление договора в ОФД.

Если ИП привык делать всё по тем же правилам, действующим ранее, тогда запретить ему это никто не может. Однако регистрация в режиме онлайн существенно экономит время бизнесмена. Да и заключать договор с ЦТО ему не нужно.

Весь процесс регистрации при личном посещении может занять два или три дня, а регистрация онлайн отнимет не более десяти минут.

Как работает онлайн ККТ

ДеньгиОтличительной особенностью работы кассовой техники нового поколения является не просто формирование и печать платёжного чека, а возможность создания электронной версии фискального документа. Сведения о любых операциях, совершаемых кассиром, будут храниться в фискальном накопителе. Отправление этих данных в инспекцию происходит при участии ОФД. Клиент получает на руки бумажный вариант подтверждения оплаты и, если есть желание, электронную версию документа на собственный смартфон или почту.

До момента появления новой техники кассовые аппараты распечатывали бумажные чеки и делали их копию на специальной контрольной ленте, хранящейся с отчётами за день работы. У сотрудников контролирующих органов отсутствовала возможность отслеживать работу определённой торговой точки до момента её посещения с проверкой.

По этой причине неукоснительное выполнение дисциплины работы с кассовым аппаратом заключалось в выпуске платёжного документа после каждой продажи, передаче его покупателю и формировании закрытия смены. С появлением нового ККТ кассир обязан закрывать смену ежедневно, хотя ранее такие действия могли проводиться лишь раз за неделю. Правда, теперь у предпринимателей пропала обязанность хранить контрольные ленты.

Согласно новым правилам порядок действий при работе с онлайн-кассой выглядит следующим образом:

  1. Кассир получает от клиента денежные средства или банковскую карточку для оплаты покупки.
  2. Информация о реализуемом товаре вводится в кассу.
  3. Устройство самостоятельно формирует платёжный документ с указанием реквизитов.
  4. Сведения об операции перенаправляются в фискальный накопитель.
  5. С помощью фискальных данных проходит подтверждение чека.
  6. Фискальный накопитель обрабатывает платёжный документ.
  7. Из аппарата выходит бумажный вариант чека.
  8. Касса отправляет сведения об операции ОФД.
  9. Оператор перенаправляет информацию, подтверждающую получение чека, фискальному накопителю.
  10. ОФД проводит обработку полученных данных и высылает их в налоговую инспекцию.

Если у покупателя есть желание, то электронная версия чека высылается на его смартфон или почту.

Работа без фискального накопителя

Кассовый чекС 1 июля прошлого года все кассовые аппараты обязаны передавать информацию об операциях в налоговую инспекцию. Использовать в работе старую ККТ предпринимателям запрещено. И вот в этой ситуации появилась проблема, связанная с нехваткой оборудования для всех бизнесменов.

В такой ситуации главное не поддаваться панике. Действующее законодательство не предусматривает наложения взысканий на ИП, которые осуществляют коммерческую деятельность с техникой без фискального накопителя.

Чтобы избежать повышенного внимания со стороны налоговой инспекции при работе без фискального накопителя предприниматель обязан выполнить следующие условия:

  1. Приобрести ККТ нового поколения или подписать договор поставки с производителем, который будет обязательно содержать приблизительные сроки установки накопителя;
  2. Оформить договор на установку этого компонента, если купить устройство с ним не получилось;
  3. Внести оплату по выставленному счёту и хранить распечатанное платёжное поручение;
  4. Запросить у поставщика оборудования заверенную бумагу, подтверждающую обязательства по установке ККТ.

Как только техника будет получена, стоит подписать договор с ОФД (заключается на каждый кассовый аппарат) и провести в торговой точке доступ к сети Интернет. Передавать информацию о проведённых операциях в налоговую без подключения к интернету, у кассовой техники не получится.

Не стоит пугаться, если подключение к сети будет периодически пропадать. Данные по платёжным документам будут передаваться с момента, когда устройство восстановит связь.

В случае, когда доступ к интернету не будет восстановлен на протяжении 30 суток, фискальный накопитель будет заблокирован.

Восстановится работа системы лишь после устранения причин отсутствия подключения к сети. Все сведения об операциях по кассе, прошедших за время блокировки накопителя, будут переданы в налоговую.

Стоит отметить, что накопитель не будет блокирован, если за период отсутствия связи по кассе не будет совершено ни одной операции.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Все про индивидуальное предпринимательство
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: