Образец заполнения трудовой книжки работника индивидуальным предпринимателем

Только в 2006 году появилась обязанность у предпринимателей делать записи в трудовой книжке своих работников (ст. 309 ТК). До того времени ИП оформляли трудовые договоры с физическими лицами через органы местного самоуправления. С 2006 года эта обязанность отпала. Теперь каждый предприниматель должен знать общие для всех работодателей основы кадрового делопроизводства, в частности, как заполнить трудовую книжку при приёме на работу ИП, чтобы не нарушить трудовое законодательство.

Самому себе сделать запись в трудовой книжке индивидуальному предпринимателю не позволяет законодательство. Формуляр отражает трудовой стаж физического лица, но не предпринимательскую деятельность. Закон эти понятия разграничивает.

Стандартные требования

На работодателей ИП в порядке оформления трудовых документов распространяются все требования, что и на юридические лица.

Для гражданина трудовая книжка очень важна: она содержит все данные об имеющемся стаже работы. Работодатели также могут по сделанным ранее записям узнать об опыте и квалификации нового сотрудника. Заводится она по месту первого трудоустройства гражданина, а далее просто пополняется информацией о новых местах работы у каждого нанимателя.

Стандартная процедура оформления трудоустройства к ИП происходит так:

• новый сотрудник под поспись знакомится со всеми правилами распорядка и прочими нормативными актами, регулирующими условия труда на предприятии;
• затем с гражданином заключается трудовой договор;
• ответственный за кадровое делопроизводство издаёт приказ о приёме на работу (знакомится с ним новый сотрудник под поспись, и с этого момента считается официально принятым);
• в трудовую книжку вносится запись строго в соответствии с приказом;
• на работника заводится карточка 2-ТР, создаётся договор материальной ответственности, должностная инструкция и т. п., по необходимости.

Заполнение трудовой книжки ИП, как и других работодателей, строго нормировано.

ИП обеспечивает поступивших работников чистыми бланками и вкладышами. Приобретать их лучше в проверенном месте или специализированном магазине, так как в продаже часто попадаются подделки.

Обязанность за заполнение возложена полностью на работодателя. Сам ИП или человек, официально им уполномоченный, записывает факты приёма и увольнения, строго опираясь на законодательные нормативы (ч.4 ст.65 ТК). Ведение книжек осуществляется согласно Федеральному закону №255-ФЗ, принятому 29.12.06.

Делать запись о приёме на работу в ИП положено практически на всех сотрудников. С 5 дня приёма на работу запись в формуляр вносить следует обязательно (если гражданин проработал менее этого срока, то запись не нужна). Труд по совместительству фиксируется в книжке по желанию гражданина. Не нужно заполнять трудовую книжку лишь на тех, кто принят на выполнение разовой работы по любому гражданско-правовому договору.

Ответственность ИП за незаполнение документа регулирует п. 45 «Правил…». Гражданин имеет право обратиться с жалобой на ИП в инспекцию по труду, и это станет поводом для выездной проверки. Причём, проверять инспектор будет не только одно нарушение, но и соблюдение трудового порядка полностью. По результатам проверки предусматривается привлечение ИП к административной ответственности.

Формуляр хранится всегда у работодателя, за исключением случаев, когда гражданин должен предъявить оригинал в некоторые органы. По первому требованию сотруднику может быть выдана копия.

Премирования и прочие поощрения отражаются на отдельных страницах книжки.

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

Правила оформления трудовой книжки при приеме на работу

К ним относятся:

• государственные награды;
• дипломы, знаки отличия, грамоты;
• трудовые поощрения, предусмотренные ТК.

В 3 графе «Сведений о награждениях» отражается, кем, когда и за что был поощрён сотрудник.

Как сделать запись о приёме на работу к ИП

Если гражданин не был ранее трудоустроен либо потерял трудовую книжку (такую ситуацию отдельно оговаривает ст. 65 ТК), ИП или ответственный сотрудник заполняют в течение 7 дней новый бланк, начиная с титульного листа.

На нём указываются:

• ФИО работника;
• дата рождения;
• образование (на основании предъявленного документа об образовании);
• профессия или специальность;
• дата, когда происходит заполнение;
• личная подпись работника;
• синяя печать и подпись ответственного лица.

П. 1.1 Инструкции уточняет, что цвет чернил при заполнении допустим чёрный, синий либо фиолетовый. Ручка при этом может быть гелевая, шариковая, даже перьевая. Текст вносится прописными (не печатными) буквами, разборчиво и без помарок.

Информация о приёме указывается на развороте:

1. Блок записей от работодателя открывает название организации (например, ИП Иванов Иван Иванович), вписанное в графу сведений о работе.
2. Ниже в 1 графе – порядковый номер записи.
3. Дата поступления на работу – как в приказе и трудовом договоре.
4. Текст записи – в каком качестве трудоустроен (например, «Принят на должность продавца»).
5. В качестве основания – номер и дата приказа, как в Книге приказов.

Печать ставится лишь при увольнении, при приёме на работу она не нужна.

Гражданин, работавший на ИП до 2006 года, может попросить предпринимателя внести об этом сведения. Основанием может стать не только приказ, но и договор.

Формуляр содержит в себе полностью все сведения, имеющие отношение к трудовой деятельности. Смена фамилии, дополнительные курсы повышения квалификации и прочее – работодатель обязан все это фиксировать в книжке на основании подтверждающих документов.

Так как заполнение трудовой книжки индивидуальным предпринимателем – процедура ответственная, то неопытному человеку, лучше посмотреть на образец на специализированном сайте в интернете.

Любые изменения, касающиеся непосредственно труда, заносятся в трудовую своим сотрудникам в качестве очередной записи. Это может быть смена должности, перевод внутри организации (ИП), внешний перевод. При этом также проставляется порядковый номер и дата события, в 3 графе основная запись (например, «Переведён на должность старшего продавца»), затем номер и дата того приказа, которым осуществлён перевод.

Увольнение

В 2019 году изменений в Положениях Трудового Кодекса о внесения записей внесено не было. Запись в трудовой книжке приём на работу в ИП и увольнение можно делать, руководствуясь правилами на 2017 год.

Уход с работы сопровождается оформлением ряда процедур. День увольнения – это и есть последний рабочий день. Законодательство предписывает сразу же выдать полный расчёт сотруднику и заполненную трудовую книжку.

Задержка документа чревата административной ответственностью в виде штрафа, а также компенсацией гражданину морального и материального ущерба, причинённого этой задержкой (например, работник не смог своевременно предоставить документ по новому месту работы, и бывший наниматель будет оплачивать среднедневной заработок, ст. 234 ТК).

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

Образец о приеме на работу на ИП

При увольнении работника делаем запись в трудовую:

• порядковый номер;
• дата увольнения (последний день работы);
• основания для увольнения с указанием статьи ТК;
• дата и номер приказа;
• ниже в 3 графе указывается должность уполномоченного лица, его ФИО, личная подпись и синяя печать (например, ИП – подпись – Иванов И.И.).

Индивидуальный предприниматель может работать без печати. Закон не предписывает её обязательное наличие у ИП. Но «Правила…» в п. 35 обязывают работодателя заверять записи печатью и подписью. Титульный лист также содержит печать.

Для работника это недоразумение создаст проблемы в будущем. Предприниматель нарушает нормы о правилах заполнения, чем рискует навлечь на себя административную ответственность. Поэтому тем ИП, которые используют наёмный труд, печать всё же необходима.

Случаи исправления

Иногда оказывается, что внесённая ранее информация потеряла актуальность или просто была сделана с ошибкой. Если не исправить допущенную неточность, то эти записи, а то и весь документ, становятся недействительными.

Порядок заполнения предпринимателем книжки на сотрудников, чтобы исправить неточность:

• порядковый номер записи;
• дата внесения корректировки;
• в 3 графе указывается, что «запись (№ и дата) является недействительной».
• далее открывается новый блок записей, начинающийся с названия организации (так же, как и при приёме на работу).

Трудовая книжка может оказаться неверно заполненной как на титульном листе, так и при внесении очередной записи. 3 раздел «Правил…» подробно регламентирует порядок исправления, и его следует в точности придерживаться, чтобы у работника впоследствии не возникло проблем с Пенсионным фондом.

Если ошибка допущена в новом бланке при первом трудоустройстве гражданина, то испорченный документ уничтожается (путём списания). Когда ошибка допущена в уже действующей книжке, то исправить её можно лишь внесением исправительной записи.

Зачёркивания и корректировка другими подобными способами не допускается!

Если ошибка допущена на предыдущем месте работы, то лицо, ответственное за кадровую политику ИП, может внести корректирующую запись, но лишь подтвердив наличие неточности документально.

Если гражданин не успел официально устроиться в новую организацию, а запись, требующая исправления, была внесена по месту последнего трудоустройства, то за исправлением можно обратиться к последнему работодателю.

Владелец документа при обнаружении неточностей (или изменении своих личных данных) должен предпринять шаги:

1. Правильно написать заявление на имя нанимателя с просьбой внести изменения в книжку.
2. Предоставить подтверждающие изменение документы (при внесении поправок работодатель или его представитель ссылаются на них). Например, при смене фамилии это будет новый паспорт.

Неработающий гражданин, желающий исправить информацию, имеет право обратиться за исправлениями по последнему месту трудоустройства. При этом бывший работодатель не имеет права отказать. Самостоятельно исправлять записи гражданину нельзя!

Порядок ведения формуляров допускает исправления в виде зачёркивания на титульном листе (например, смена фамилии, а на корочке рядом указывается основание – свидетельство о браке, серия, номер, дата). Изменение скрепляется подписью и печатью. Исправлять также можно на странице 33.

Когда неточность обнаруживается несколько лет спустя, за исправлением нужно обращаться к тому работодателю, у которого они были допущены. При ликвидации этой организации гражданин обращается либо к преемнику, либо в вышестоящую организацию, либо в Государственный архив.