Взаимоотношения работодателя и работника не ограничиваются областью трудовых обязательств. Административные функции играют не менее важную роль, поэтому законодательство предлагает свои методы урегулирования околотрудовых отношений. В частности, статья 62 Трудового кодекса РФ предписывает руководству в течение установленного срока выдавать сотрудникам оригиналы и копии документов, связанные с их работой в штате предприятия. Причём несоблюдение данного предписания грозит нарушителю нешуточными проблемами.
Содержание статьи
Исходя из содержания статьи, для передачи документов у работодателя имеется всего три рабочих дня с того момента, как им получен соответствующий запрос от работника.
К таким документам относятся:
- трудовая книжка;
- копии трудовых актов;
- копии справочных материалов, подтверждающих факт трудоустройства, получения заработной платы, уплаты налогов и другие обстоятельства, вытекающие из положений трудового договора, в распоряжении работодателя
За предоставление надлежаще оформленных копий документов нельзя требовать оплату.
Что касается трудовой книжки, то в статье сформулировано единственное основание для получения работником на руки её оригинала. Этим поводом является обращение в Фонд социального страхования для оформления соответствующего обеспечения гражданина. В любых других ситуациях работник получает только копию своей трудовой книжки, заверенную работодателем надлежащим образом.
Кроме того, рассматриваемая статья содержит предписание для гражданина, получившего в своё распоряжение оригинал трудовой книжки, максимум через три рабочих дня возвратить его работодателю, в обязанности которого входит хранение подобного рода документов.
Закон не предусматривает зависимости между возложением на работодателя обязанности предоставить копии трудовых актов и присутствием у гражданина фактической нуждаемости в их получении. Поэтому администрация работодателя не вправе запрашивать от заявителя подтверждения наличия у него соответствующего запроса или ходатайства, полученного от третьего лица. В целях исполнения своих обязательств, предусмотренных 62 статьёй ТК РФ, он должен довольствоваться письменным заявлением, поданным работником от своего лица.
На получение каких документов можно рассчитывать
Состав документов, выдача которых вменяется в обязанности работодателю по закону, ограничивает единственное обстоятельство, заключающееся в существовании в трудовой биографии заявителя факта трудоустройства в данном коллективе.
Сделав запрос, сотрудник вправе рассчитывать на получение от работодателя:
- выписок из трудовой книжки;
- копий приказов о приёме и увольнении, о назначении на другую должность и о присвоении квалификационного разряда и пр.;
- справок о начисленном денежном вознаграждении;
- справок о страховых взносах, начисленных и уплаченных работодателем в Пенсионный фонд.
Справка о социальных взносах включена в этот список в 2006 году. Потребность в её получении обуславливается правом каждого гражданина обладать информацией об объёме перечисленных в бюджет Пенсионного фонда страховых взносов и контролировать полноту исполнения предприятием обязанностей по их начислению.
Анализируя практику судебных заседаний последних лет, можно сделать следующие выводы:
- Список документов не закрыт и практически не ограничен. Термин «и другое», употреблённый в контексте статьи в связи с перечислением видов официальных бумаг, подлежащих передаче заявителю по запросу, демонстрирует наличие объективной возможности получения каких угодно документов, отвечающих содержанию закона.
- Только документы, касающиеся трудовой деятельности конкретного гражданина у определённого работодателя могут стать объектом запроса. Причём уровень взаимосвязанности закон трактует достаточно масштабно.
Иными словами, перечень бумаг может быть дополнен руководителем.
К примеру, положительные судебные решения принимались относительно предоставления:
- копии персональной карточки сотрудника;
- карточек аналитического учёта, доказывающих полноту удержания и перечисления в бюджет налога на доходы гражданина;
- выдержки из правил внутреннего трудового распорядка предприятия;
- копии утверждённого на предприятии положения о премировании работников и приказов о премиальном стимулировании.
С осторожностью надлежит относиться к выдаче актов, имеющих непосредственное отношение к нескольким работникам, поскольку можно нарушить требования закона о персональных данных. К примеру, предоставление копии приказа о коллективном премировании чревато разглашением сведений о получаемых работниками доходах. Во избежание неприятностей следует оформить выписку из данного документа, содержащую информацию только об обратившемся сотруднике.
Обособленное место в этой связи занимает такая характеристика, как документ, источником получения которого также является работодатель. В отношении её суды занимают отрицательную позицию, считая, что данная бумага не может способствовать реализации прав гражданина на труд или социальное страхование, поскольку не упоминается в перечнях документов для трудоустройства или регистрации в фондах.
Исключение составляет участие в конкурсе на замещение государственных должностей.
Выдача и возврат оригинала трудовой книжки
Выдача на руки работнику оригинала трудовой книжки не возбраняется только в случае необходимости предъявления её в отделение соцстраха, соцобеспечения или Пенсионного фонда.
Её выдача также регламентирована 62 статьёй ТК, поэтому носит заявительный характер и предусматривает трёхдневный срок на её реализацию.
При получении документа:
- гражданин делает отметку об этом на своём заявлении;
- ставит подпись с расшифровкой и указывает дату.
Такой порядок оформления операции позволит работодателю аргументировано объяснить отсутствие книжки проверяющим органам.
Ограничения срока возврата работодателю трудовой книжки, указанные в законе, носят достаточно субъективный характер. Законодатель исходит из того, что книжку, полученную на руки, гражданин в оптимальные сроки предъявит в соответствующую организацию.
А вот возвратить её работодателю он обязан не позже, чем через три рабочих дня после того, как заберёт документ из фонда, осуществляющего социальное страхование или обеспечение гражданина.
Порядок обращения
Подобающим образом оформленный запрос к работодателю на получение от него справок, выписок или копий документов имеет вид письменного заявления. Хотя нормативные акты трудового законодательства не регламентируют порядок оформления подобных заявлений, будет целесообразным сослаться в тексте на статью 62 Трудового кодекса РФ и перечислить конкретные документы или копии, потребность в которых заставила гражданина обратиться к своему нанимателю.
Передать заявление адресату можно одним из трёх способов:
- Лично вручить ответственному лицу с обязательной отметкой о получении на экземпляре заявителя.
- Доверенным лицом, имеющим должным образом оформленные полномочия.
- Почтовым отправлением с уведомлением;
Нередко сотрудник выполняет свои производственные функции, покинув границы стационарного производства, зачастую находясь в другой местности или регионе. Для поддержания связи с работодателем в такой ситуации используются телефонные переговоры или информационно-телекоммуникационные сети.
Получение от дистанционного работника заявления о выдаче ему соответствующих документов или заверенных копий в электронном виде не даёт работодателю права нарушать установленный срок. За три рабочих дня он обязан выполнить все процедуры, связанные с изготовлением, оформлением и заверением запрошенных документов, и послать их адресату в виде заказного письма с уведомлением, в котором будут зафиксированы даты отправки и получения адресатом.
Если дистанционный работник указал в своём заявлении пожелание получить названные документы в электронном виде, удовлетворение его просьбы в границах установленного законодательством срока также является обязанностью работодателя.
Наличие действительных трудовых отношений между гражданином и работодателем не является непременным условием для подачи запроса по статье 62 ТК РФ. Вполне достаточно наличия факта трудоустройства, пусть даже и в прошедшие периоды.
Правила оформления
Предприятия, учреждения и организации на основании предписаний трудового законодательства обязаны выдавать сотрудникам копии актов, используемых в текущем документообороте, для урегулирования ими вопросов относительно своих прав и интересов.
Если копируется документ, составленный на форменном бланке, то все присутствующие на нём реквизиты должны быть воспроизведены в первоначальном виде.
Подпись руководителя и гербовая печать организации удостоверяют факт того, что изготовленная копия полностью идентична оригиналу. Для хронологической идентификации воспроизведения документа проставляется дата и делается ссылка на нахождение подлинника в организации, заверяющей копию.
Сотрудник может получить у работодателя не только копии его локальных актов, но и документов, полученных им от прочих организаций. Главное, чтобы эти бумаги имели непосредственное отношение к работнику, запрашивающему получение их копий.
Однако не все документы можно копировать.
В числе официальных бумаг, копирование и удостоверение которых запрещено, есть:
- паспорт;
- партийный, профсоюзный, военный билеты;
- депутатское и служебное удостоверения.
Копии бумаг, содержащих нечитаемый текст, подчистки, приписки и исправления также нельзя освидетельствовать, поскольку подобные оригиналы не соответствуют правилам оформления и не обладают легитимностью.
Случаи законного отказа в выдаче копий
Безусловно, копии документов, справки и выписки, связанные с периодом трудовой деятельности работника, могут быть запрошены им в любое время, и работодатель обязан незамедлительно их предоставить.
Однако с его стороны может поступить обоснованный отказ, если:
- Истёк срок хранения запрашиваемых документов или регистров, служащих источником получения информации для составления соответствующих справок. Причём основанием для отказа может послужить только акт об утилизации документов. Если же они не уничтожены, запрос работника необходимо удовлетворить.
- Гражданин требует выдать копию документа, удостоверение которой запрещено законом.
- Документ, в отношении которого поступил запрос, имеет неразборчивый текст, исправления, приписки или подчистки.
- Информация, содержащаяся в документе, относится к государственной, служебной или коммерческой тайне.
- Сведения о третьих лицах, содержащиеся в запрашиваемом документе, относятся к персональным данным.
Если есть хотя бы одно из обстоятельств, то отказ в предоставлении бумаг будет обоснованным и законным.
Ответственность работодателя и должностных лиц
За нарушение срока выдачи затребованных документов работодатель попадает под административную ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ независимо от наличия или отсутствия претензий потерпевшей стороны.
Несмотря на, казалось бы, незначительный проступок, для нарушителей предусмотрены серьёзные штрафы:
- Предприятие наказывается 30-50 тысячами рублей.
- Должностное лицо, виновное в нарушении, выкладывает из собственного кармана сумму от 1000 до 5000 рублей.
Промедление с выдачей уволившемуся сотруднику трудовой книжки, занесение в неё некорректной формулировки о причине увольнении может расцениваться, как ограничение права работника на труд и, соответственно, лишение его потенциального дохода.
В практике судебных решений существуют прецеденты, когда судебное заседание трактует нарушение срока предоставления работнику затребованных им документов, как умышленно нанесённый моральный вред, и в связи с этим возлагает на работодателя обязанность компенсировать ущерб на основании статьи 237 ТК РФ.
Ответственность работодателя наступает и в том случае, если обязательства не выполнены им по вине самого гражданина, не явившегося за документами или отказавшегося от их получения.
Для того чтобы её избежать, необходимо письменно сообщить работнику о том, что он должен явиться для получения документов или согласиться на их пересылку почтовым отправлением. С момента отправки уведомления считается, что работодатель предпринял все необходимые меры для того, чтобы избежать нарушения. На основании этого он получает освобождение от административной ответственности и избавляется от наказания.
Таким образом, достаточно жёсткие рамки 62 статьи Трудового кодекса имеют под собой объективную аргументацию в виде незыблемого соблюдения прав и интересов обеих сторон трудового договора.
