Особенности отражения больничных в 6 НДФЛ

В обязанности каждого предприятия входит предоставление налоговой отчётности по определённым срокам. Далее будут рассмотрены две основные проблемы – что необходимо заполнять при оформлении начисленного дохода работника, а также форма 6 НДФЛ и больничный лист как отразить, чтобы приняли контролирующие органы.

Важные сведения

Любой полученный сотрудником организации доход, среди которого может быть и компенсация больничного листка, должен быть отражён в форме 6 НДФЛ. Срок предоставления такого документа – ежеквартально, с условием до окончания текущего за отчётным месяцем.

Помимо сведений о рассчитанных листах нетрудоспособности, форма 6 НДФЛ должна содержать следующие обобщённые сведения:

• по общему начисленному доходу;
• по размерам выплат как удержанного к оплате, так и начисленного налога;
• показатели предприятия в отчётном временном интервале.

При этом последний пункт данных необходимо предоставлять контролирующим органам в разбивке по каждой отдельной дате.

Как отразить больничный в 6 НДФЛ и все ли компенсации по больничным листам необходимо указывать в этом документе – две главные проблемы, с которыми сталкиваются менее опытные бухгалтера предприятия.

Естественно, фиксировать в отчёте следует лишь те данные, на которые налагается взыскание подоходного налога. В любом ином случае, по строке 040 не будет соблюдаться контрольное соотношение, и, соответственно, программа неверно выполнит расчёт исчисленной суммы НДФЛ.

Исходя из вышеуказанного правила, исключение составит лишь тот случай, когда выплата по больничному листу связана с выплатой по родам и беременности. Этот тип дохода, по действующему законодательству, не облагается налогом. Любой другой вид компенсации, в том числе и листок нетрудоспособности, выданный по причине болезни ребёнка, бухгалтерия предприятия должна отразить в расчёте 6 НДФЛ.

Следует помнить, что днём оплаты листка временной нетрудоспособности либо перечисления данной суммы на банковский счёт физического лица, является день получения денег. Это правило прописано в статье 223 НК России. Этот же день, согласно статье 226 указанного НПА, является датой взимания предприятием подоходного налога.

Для НДФЛ действует несколько сроков, в течение которых предприятие обязано произвести расчёт по налогу с бюджетом государства:

1. Не позже заключительного дня месяца, когда сотруднику была произведена компенсация по предоставленному листку утраты трудоспособности;
2. На первый рабочий день нового месяца, когда последний день оплаты выпадет на праздничный или выходной день.

Эти сроки распространяются исключительно на выплаты по больничному листу.

Сроки компенсации пособия работнику

Когда сотрудник организации ушёл на больничный лист, то за всё время его отсутствия работодатель обязан выплатить денежную компенсацию, но только после предоставления официального медицинского подтверждения. Данная обязанность работодателя закреплена в статье 183 ТК РФ.

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

Что такое форма 3 НДФЛ для ИП и какие листы необходимо сдавать при нулевой декларации

При выплате компенсации следует учитывать следующие нюансы, приведённые в законе под номером 255 от 29 декабря 2006 года:

1. Первые три дня больничного листа оплачиваются сотруднику из средств работодателя.
2. Каждый последующий день листа нетрудоспособности компенсируется средствами ФСС.

Приказ по выплате сотруднику, предоставившему официальное медицинское подтверждение временной нетрудоспособности, должен быть подготовлен в течение десятидневного срока с момента ознакомления с больничным листом.

Перечисление компенсации на счёт физического лица должно быть осуществлено с ближайшей заработной платой.

Как отражается лист нетрудоспособности в налоговой документации

Для того чтобы решить проблему с тем, как в 6 НДФЛ отразить больничный, важно помнить два основных момента:

1. В первом разделе документа доход физического лица, который получен от компенсации больничного, должен быть включён наряду с другими видами доходов. Аналогичным образом должна быть отражена и сумма начисленного, а также удержанного НДФЛ.
2. Во втором разделе налоговой отчётности компенсация за больничные листы и НДФЛ по таким документам должна быть показана отдельно от остальных видов дохода, имеющих иные сроки уплаты налога в бюджет.

Соблюдение указанных правил должно выполняться организацией неукоснительно.

Как оформляется перерасчёт выплат по истечении года

Практически ежегодно возникает ситуация, когда налоговому агенту необходимо выполнить перерасчёт сумм НДФЛ.

Произойти это может по следующим причинам:

• выявление арифметических ошибок в предыдущих расчётах;
• доначисление выплат физическим лицам, работающим по трудовому соглашению на предприятии.

В первом случае перерасчёт уплаченного НДФЛ за двенадцатый месяц предшествующего года производится в первом месяце нового отчётного года и итоговая сумма, получаемая уже с учтённым перерасчётом, будет указываться в 1-ом разделе документа за предшествующий год. Также эта же сумма указывается и во 2-ом разделе.

Бухгалтерской службе предприятия следует помнить и о том, что размер начисляемого подоходного налога всех сотрудников с заработной платы за период крайнего месяца прошедшего года с учётом выполненного перерасчёта должен указываться в сведениях о полученном доходе таких граждан в форме 2 НДФ.

Как оформляется годовая премия сотрудникам

Для того чтобы сотрудники бухгалтерии организаций не допускали ошибок при предоставлении формы 6 НДФЛ с заполненной графой о годовых премиях работникам, налоговыми органами были выпущены следующие разъяснения:

1. Письменное оповещение, в котором приводится разъяснение порядка оформления документов отчётности при выплате сотрудникам денежных премий за предшествующий год.
2. Дополнение к распоряжению от 27 октября 2016 года, в котором даны разъяснения порядка определения числа фактически полученного дохода гражданина в форме денежной компенсации с целью внесения средств по НДФЛ.

Существует несколько типов классификации даты фактического получения гражданином материальной компенсации:

• учитывая пункт под номером два статьи 223 основного налогового закона, днём фактического получения денег, должен быть признан крайний день месяца, за который гражданин получит обозначенный доход в соответствии с параграфами заключённого трудового соглашения с работодателем;
• таким днём может быть признан крайний день месяца, за период которого сотрудник должен получить обозначенный доход;
• также указанной датой может быть признан крайний день месяца, стоящего в дате приказа руководителя предприятия о начислении материальной компенсации работы за интервал года или квартала.

Стоит заметить, что до появления письменных разъяснений данной проблемы, налоговые органы считали такой датой тот день, когда премия выплачивалась человеку. Иными словами, в день поступления денежных средств на расчётный счёт в банковском учреждении.

Такое отношение налоговых органов вносило большую неразбериху в корректное заполнение второго раздела документа отчётности, потому что сведения в строках 100 не совпадали.

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

Платит ли индивидуальный предприниматель НДФЛ за себя и за сотрудников

Как оформить выплаты по временной нетрудоспособности по окончании года

Для того чтобы верно закрыть налоговый период за прошедший год на предприятии необходимо осуществить все расчёты с наёмными людьми, в том числе по вычету с них сумм, которые положены для уплаты подоходного налога.

Большинство проблем, возникающих при закрытии годового отчёта, связаны с начислением различного рода компенсаций, справки, на получение которых работники предоставляют в конце года. Согласно действующему законодательству, бухгалтерия предприятия обязана произвести начисление выплат в один момент с исчислением налоговых платежей.

В оформляемой отчётности не должны указываться размеры исчисленного, однако не высчитанного с работника НДФЛ. По этой причине нужно проставлять числа начисления, а также удержания налога, уплачиваемого по медицинскому заключению нетрудоспособности, за один отчётный интервал времени, подпадающий в месяц получения денежной выплаты по факту.

Когда сумма, выплачиваемая по врачебным справкам, является переходящей с предшествующего в следующий год, то порядок отражения подобных данных будет идентичен заполнению отчёта за квартал.

Есть ещё несколько ситуаций:

1. Во время оформления формы 6 НДФЛ за крайний месяц текущего года указание выплат по больничным осуществляется в первом месяце будущего года. Это правило соблюдается в том случае, когда расчёт будет произведён лишь в следующем декларируемом периоде.
2. Если работник получает расчёт по врачебной справке до конца года, тогда сумму надо указывать в отчёте за двенадцатый месяц года.

Ниже будет приведены правила оформления переходящих листков нетрудоспособности.

Оформление больничных листов с переходящим периодом

Для правильного оформления больничного в форме 6 НДФЛ представителями налоговой инстанции были даны соответствующие разъяснения в письменном виде, датированные 16 мая 2016 года. Этот документ содержит правила оформления выплат, которые были переведены на счета работников предприятий в разные периоды времени.

По общим правилам, прописанным в статье 223 основного налогового документа, днём фактического получения гражданином дохода, выплачиваемого на предприятии в форме компенсации по врачебной справке, принято считать день получения денежных средств. Но, исходя из приведённых разъяснений, компенсацию за время утраченной трудоспособности надо вносить в расчёты, осуществляемые бухгалтерией юридического лица в периоде начисления. Другими словами, когда выплата начисляется сотруднику в третьем месяце года, а перечисляется на расчётный счёт физического лица только в следующем месяце, тогда данные по произведённой операции должны быть указаны при подаче налоговой отчётности за первый квартал.

1 августа 2016 года появилось письменное указание от органов налогообложения с разъяснением случая, когда при отсутствии у плательщика основания для фиксации в отчётном документе дохода, который выражен в форме компенсации по медицинской справке, положенного сотруднику в шестом месяце года, но фактически полученного им спустя месяц, должно указываться в отчёте за шесть месяцев в строках 040 и 020.

Спустя три месяца было разослано письмо, сообщавшее, что доход граждан, выраженный в виде компенсации по листку нетрудоспособности и начисляемый в шестом месяце, а фактически получаемый месяцем позже, надо указывать в строке 020 первого раздела отчётного документа при подаче его за 9 месяцев.

В январе 2017 года появилось новое письмо от налоговиков, которое подтвердило установленную ранее позицию ведомства по данной проблеме. Такая позиция полностью отвечает требованиям законодательства.

По причине того, что доход лица, который выражен в форме денежной компенсации по медицинской справке, принято считать полученным в день зачисления на счёт, то в строке 020 первого раздела подобный доход нужно указывать в том временном интервале, когда он признан полученным.

Предприятиям следует помнить о том, что при выплате гражданам дохода по предоставленному больничному листку, оплату по НДФЛ нужно перечислить не позже, чем крайний день отчётного месяца, за который осуществлялись подобные выплаты.