Учет и взыскание недостачи товара и денег

Ведение бизнеса всегда связано с материальным и финансовым риском как для компании, так и для её сотрудников. Одной из самых распространённых проблем является недостача. Она может представлять собой нехватку товара или денег в кассе финансовой организации. Руководитель должен постоянно контролировать состояние своих товарных позиций, чтобы к концу месяца не оказаться «в минусе». Большую роль в деле сохранения прибыли играет внутренний контроль на предприятии, а также регулярная проверка учётной документации.

Причины возникновения недостачи

Недостача – это результат выявления дефицита товаров, материальных ценностей, денег в кассе после проведения проверки. В 90% случаев она связана с тремя факторами:

1. Ошибки в бухгалтерских расчётах. Неверно указанные данные в бухгалтерских документах приводят к возникновению ошибочных результатов в процессе осмотра товаров.
2. Вина сотрудников. Невнимательность при кассовых расчётах – наиболее частая причина возникновения проблем с финансами в конце рабочего дня. Сюда же можно включить просчёты во время проведения инвентаризации. Не все продукты могут быть учтены во время осмотра, или наоборот, описанное количество не совпадает с реально выставленной продукцией.

Учёт недостачи

При инвентаризации может быть выявлен дефицит или излишек ценностей. В случае возникновения нехватки средств используется несколько вариантов учёта:

1. Списание недостач на естественную убыль. В таком случае виновное лицо не устанавливается, составляется акт списания. Это допустимо, когда сумма ущерба не превышает установленных норм.
2. Возмещение убытков виновным лицом. Если факт нарушения установлен, и нарушитель готов возместить причинённый ущерб, средства возвращаются после составления акта недостачи. Обычно это происходит в случае превышения допустимого порога убытков на предприятии.
3. Отнесение возмещения к иным расходам организации.

Если виновное лицо не в силах оплатить причинённые убытки, или в процессе судебного разбирательства вынесен отрицательный вердикт о взыскании с нарушителей. Ответственность за списание недостачи несут уполномоченные лица.

Как происходит взыскание убытков

Возмещение ущерба производится только после окончательного проведения инвентаризации. При этом необходимо соблюсти все правила процедуры:

• до инвентаризации назначается специальная комиссия из нескольких человек — в случае отсутствия хотя бы одного члена комиссии, проведение проверки считается недействительным;
• после проверки соответствия составляется опись, акт проведения инвентаризации, результаты заносятся в ведомость;
• если нехватка средств или ценностей связана с деятельностью работника предприятия, виновное лицо уведомляют о результатах проведения сверки;
• ущерб по вине сотрудника требует получения от него письменного объяснения.

В заявлении сотрудник фирмы прописывает причины возникновения недостачи и высказывает свою позицию по предъявленной претензии.

После выявления нехватки ресурсов по вине сотрудника организации составляется приказ о возмещении ущерба. Сотрудник знакомится с приказом, который должен быть издан в течение 30 дней с момента проведения проверки. Если работник согласен с вынесенным решением, он погашает убытки за свой счёт. Если — нет, дело рассматривается в судебном порядке.

Как рассчитывается размер возмещения

Некоторые работники категорически отказываются признать свою вину в возникновении разницы при проверке материальных ценностей. Недостача товара в таком случае возмещается через судебные органы.

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

Правила передачи материальных ценностей при увольнении работника

До обращения в инстанции руководитель организации должен быть уверен в правильности предъявленных претензий. Возместить ущерб в 100% объёме допускается только в нескольких случаях:

1. Сотрудник причинил вред компании умышленно. Сюда включаются все преступные действия, в том числе хищение средств, товаров, порча инвентаря.
2. При исполнении своих обязанностей работник был в состоянии алкогольного или наркотического опьянения. Факт должен быть доказан медицинским сотрудником (наличие справки о состоянии виновного лица обязательно).
3. Сотрудник несёт полную материальную ответственность, и данное условие прописано в его трудовом договоре.

В иных случаях сумма возврата не может превышать средний доход сотрудника в месяц. При подсчёте берутся во внимание все поступления от работодателя с поправкой на количество отработанных периодов.

Взыскание осуществляется в частичном размере: не более 20% от заработной платы. В случае причинения крупного материального вреда ущерб может вычитаться в течение нескольких лет.

Подсчёт убытков производится на дату причинения ущерба. Если точная дата причинения вреда не установлена, допускается возмещение вреда в расчёте на дату проверки. Учитываются только реальные (фактические) потери ценностей. Стоимость определяется исходя из рыночного значения на данный товар. Она не может опускаться ниже указанного в бухгалтерских документах порога.

Судебное разбирательство: в каких случаях это актуально

Если работник согласен с предъявленными претензиями, он обязан вернуть (полностью или частично) средства в течение 30 дней с момента подписания ознакомления с актом недостачи.

Согласно статье 248 Трудового кодекса РФ, в случае, когда рабочие отказываются возмещать ущерб, директор вправе обратиться в судебные органы. Разбирательство следует начинать и при превышении срока выплаты: если с момента выявления дефицита прошло более 30 дней. Причиной обращения в суд также может стать желание работника уволиться после предъявленных обвинений в недостаче.

Порядок взыскания средств с виновного лица устанавливается судом. Случаи, когда уполномоченный орган принимает решение не в пользу финансовой организации, не являются редкостью. Если по результатам проверки суд принял позицию руководства компании, списание средств со счёта работника происходит в принудительном порядке.

Действия работника в случае фальсификации убытков компании

Если работодатель пытается «повесить» на сотрудника недостачу, которая не была выявлена в процессе инвентаризации, это является мошенничеством. Работник вправе предъявить претензии компании, написав заявление в уполномоченные органы.

Допускается отстаивать свои права и при нарушениях в процессе проведения инвентаризации. Например, комиссия присутствовала в неполном составе, работнику не сообщили о проведении проверки и не предъявили результаты её проведения.

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

Как правильно оформить трудовой договор с продавцом для ИП

В качестве доказательств истец может привести следующие аргументы:

• проводилась ли ранее проверка товарно-материальных ценностей, как оформлялось их оприходование, кто был ответственным лицом;
• были ли ранее выявлены факты нарушения со стороны материально ответственных лиц;
• отношение руководства к выполнению обязательств сотрудникам, в том числе, соблюдение работодателем своих обязанностей.

Если компания неоднократно нарушила заключённый со специалистом трудовой договор, это может стать поводом предъявления необоснованного обвинения в недостаче.

Увольнение по утрате доверия за недостачу

Решение о мерах наказания специалистов принимает работодатель. В случае если работник халатно относился к своим обязанностям, неоднократно нарушал условия трудового договора, действовал исключительно в своих интересах, директор может принять решение об увольнении по утрате доверия.

Статья 81 Трудового кодекса РФ, регулирующая процесс, включает обязательную запись в трудовой книжке о причине расторжения сотрудничества с работодателем. В большинстве случаев она затрудняет дальнейшее трудоустройство работника.

Решение об увольнении сотрудника по статье «Утрата доверия» принимается руководством компании в одностороннем порядке. Если сотрудник проявил себя в качестве добросовестного специалиста, ранее не допускал серьёзных нарушений, директор имеет право применить более лояльные методы наказания.

Грозит ли работнику уголовная ответственность за недостачу в магазине

При грубых нарушениях трудового договора наказание со стороны работодателя может быть в рамках Уголовного кодекса РФ. В частности, это относится к преднамеренному хищению средств или иных материальных ценностей компании, или их использование в личных целях с причинением крупного финансового ущерба.

Работодатель вправе обратиться с заявлением в суд, если недостача возникла по вине работника в результате преднамеренных действий. К ним относятся административные и уголовные правонарушения, повлёкшие за собой причинение ущерба компании.

В случае растраты в особо крупных размерах в отношении работника возбуждается уголовное дело по статье 160 Уголовного кодекса РФ. Дополнительно в качестве меры наказания может быть применено увольнение по статье 81 Трудового кодекса РФ.

Возможно ли вернуть собственные средства после недостачи

Иногда работодатель нарушает права сотрудников, удерживая процент за дефицит средств из заработной платы. По законодательству, решение о возмещении ущерба принимается только после проведения инвентаризации и согласия работника с её результатами.

Если виновное лицо не признаёт необходимость возместить ущерб, руководство не имеет права списывать недостачу со счёта работника или удерживать сумму из оплаты труда.

При выявлении нарушения со стороны работодателя сотрудник имеет право обратиться в суд за решением вопроса. Если уполномоченный орган примет сторону истца, то директор обязан будет возместить удержанные с сотрудника средства в полном объёме.