Как правильно составить график отпусков

Порядок предоставления отдыха чётко отражается в специальном графике отпусков. Каждый год этого рода документация утверждается начальством организации. В данном документе отражается информация о времени предоставления оплачиваемого отпуска каждого наёмного рабочего. Как формируется график отпусков? Приказ об изменении графика отпусков как правильно составить? Все ответы на эти вопросы важны как для работника, так и для нанимателя. Именно эти вопросы и будут освещены.

Общее положение

Трудовой Кодекс РФ гласит о том, что каждый рабочий имеет право на заслуженный отдых. Есть несколько разновидностей передышки. Один из видов этого отдыха – ежегодный оплачиваемый отпуск, который положен всем.

При этом период отдыха каждого оформленного лица должен находить отражение в соответствующем отчёте.

Формированием графика отдыха занимается наниматель, это логично. Законодательство гласит, что следует брать во внимание пожелания работников при составлении этого отчёта. Но если компания очень большая, то невозможно учесть просьбы всех подчинённых. Определенная категория граждан находятся в приоритете, именно их пожелания и учитываются в первую очередь.

График ежегодного отдыха от работы – это обязательный документ, который полезен для нанимателя и работника. Более подробно об этом говорится в части 2 статьи 123ТК РФ.

Работодателю необходимо знать график отдыха, так как это позволит ему решить ряд вопросов:

1. Вовремя оформить бумаги и начислить положенные деньги.
2. При необходимости вовремя найти замену на место подчинённого, который уходит на заслуженный отдых.
3. Вовремя предоставлять отдых сотрудникам, чтобы не было накопления неиспользованных дней.

При формировании графика отдыха во внимание берётся численность подчинённых, количество подразделений и иные факторы. Из-за этого период согласования может занимать некоторое время. Но с этим вопросом не стоит затягивать.

Весь процесс создания графика отпусков находит отражение в нескольких документах:

• локальный нормативный акт;
• отдельный приказ.

В бумагах, которые имеют отношение к графику отдыха, отражаются важные сведения:

• лицо, несущее ответственность за составление документа;
• лица, которые несут ответственность за предоставление информации о наметившихся датах отдыха работников;
• сроки предоставления данных о намеченных периодах отдыха;
• сроки согласования времени отдыха;
• сроки предоставления графика на утверждение нанимателя.

В графике не отражаются данные о подчинённых, которые работают по гражданско-правовому договору. Всё потому, что они не могут получить оплачиваемый отдых в принципе. Также в этом документе нет информации об административных отпусках и о подчинённых, которые находятся в декретном отпуске.

Разумно представить данный отчёт в виде таблицы и повесить его на видное место на стенде. Тогда сотрудники точно будут в курсе всех дел.

Что именно входит в график

В состав графика входят следующие виды отдыха, которые должны предоставляться всем рабочим:

1. Оплачиваемый, который даётся каждый год. Его длительность равняется 28 календарных дней. Этот вопрос регламентируется в статье 115 ТК РФ. Однако стоит знать то, что определенные категории граждан могут получить удлинённый отдых. Это касается педагогов, госслужащих, инвалидов, лиц, не достигших 18-летнего возраста и других категорий.
2. Дополнительный, который тоже оплачивается. Этот отдых положен лицам, которые работают с вредными веществами или в опасных условиях труда. Более подробно эта информация представлена в статье 116 ТК РФ.
3. Предоставленное для отдыха количество суток, не потраченное работником в текущем году, переносится на следующий год. При этом он тоже будет оплачиваемым.

То есть, не все виды отдыха находят отражение в документе.

График отпусков ТК РФ – это серьёзный документ, который нужно утвердить не позднее, чем за 2 недели до наступления следующего года. Важно успеть составить документ в установленный срок. Это позволит избежать лишних проблем в виде санкций.

Внесение корректировок в документ: возможно ли это

Действительно, изменения в уже утверждённый документ, вносить можно. Так как данный отчёт составляется планово на год, сложно обойтись без корректировок. Но важно, чтобы стороны были согласны на эти изменения.

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

Виды отпусков и порядок их предоставления по ТК РФ

В отчёте унифицированной формы Т-7 важно отражать корректировки. Перенос времени отражается в строках 7-9. Но есть причины, при которых перенос отражается в 10 строке:

• часть 3 статьи 124 ТК РФ – при согласии сотрудника время отдыха переносится на следующий год;
• часть 2 статьи 125 ТК РФ – отзыв сотрудника.

Вносить какие-либо корректировки в этот отчёт можно несколькими путями:

• внесение корректировок в настоящий график (необходимо иметь приказы руководителя компании);
• формирование приложения к действующему графику.

Так что, если подчинённый захотел перенести или отменить свой отдых, у него получится это сделать. Только нужно иметь уважительную причину. Хотя, в конечном итоге, все зависит от руководителя. Он может не разделить рвения сотрудника о переносе или отмене отдыха. И тогда поменять время будет невозможно.

Приказ о переносе оплачиваемого отдыха

Итак, перенос времени отдыха возможен, имеется в виду оплачиваемый. Причиной этому может служить инициатива сотрудника или особенности производственного процесса.

Данный документ формируется за 14 дней до начала отпускного периода. При этом нанимателю в обязательном порядке необходимо уведомить сотрудника о периоде, в котором ему предстоит отдыхать.

Кстати, наёмникам будет полезно знать, что согласно статье 126 ТК РФ, они могут рассчитывать на денежную компенсацию, если их отпускной период превышает 28 дней. Так же стоит помнить, что сотрудник может не уходить на отдых вообще, но — только на протяжении 730 дней.

Если требуется перенос некоторой части неиспользованных дней, нужно обязательно уведомить руководителя. Приказ об изменении документа об отпуске должен обязательно исходить от руководителя.

Принципы, по которым разрабатывается график

График отпусков: правила составления едины для всех. Так как документ рассчитывается на год вперед, учитываются многие факторы, которые влияют на него:

1. Пожелания работника. В России чаще всего временем благоприятного отдыха считается период с июля по сентябрь включительно. Именно в этот период многие работники хотят отдыхать. Ответственные за график лица должны учитывать их пожелания. При этом важно брать во внимание действующее законодательство, продолжительность отдыха, льготы каждого сотрудника.
2. Положение, которое имеет отношение к трудовому стажу. Сотрудники, которые находятся в приоритетном предоставлении отпуска. В данном случае кадровая служба должна составить список работников, которые имеют преимущество выбора периода отдыха. Льготы предоставляются определённым категориям сотрудников, они отражаются в ТК РФ.
3. Длительность отдыха. На данный показатель влияет выслуга лет, особенности трудовых обязанностей каждого подчинённого.
4. Оптимальное распределение отдыха. Важно, чтобы в одно время отдыхало только определённое количество персонала. Иначе могут пострадать рабочие процессы организации. Согласно законодательству, только 30% штата может находиться в отпуске одновременно.

После того, как кадровые работники проанализируют все моменты и составят отчёт, они передают его на утверждение руководителю.

Сотрудники, которые находятся в приоритете

Работодателям необходимо учитывать, что есть лица, пожелания которых при выходе на отпуск более приоритетные:

• несовершеннолетние лица до 18 лет;
• женщины, планирующие уйти в декрет;
• мужья, чьи жёны ушли в декрет;
• почётные доноры;
• наёмные рабочие, у которых 2 и более детей младше 12 лет;

И это не весь список.

Важно, что график отпусков формируется на всех сотрудников. То есть, не только основных работников, но и тех, которые работают по совместительству.

Права наёмных работников

Все права работников полностью отражаются в Трудовом Кодексе РФ. В нём говорится о том, что рабочий, который трудился на одном месте не меньше полугода, может рассчитывать на заслуженный оплачиваемый отпуск.

При этом не стоит забывать о том, что рабочий год редко совпадает с календарным. Ведь рабочий год исчисляется с того момента, когда сотрудник приступил к трудовой деятельности. И не важно, сколько времени работник занят — пару часов или полный день.

Как говорилось выше, есть граждане, которые могут уйти в отпуск раньше положенного времени, при этом он будет оплачиваемый:

• женщины до декрета и после него;
• подчинённые до 18 лет;
• подчинённые, которые усыновили ребёнка до 3 месяцев.

Некоторым сотрудникам положен удлинённый отпуск:

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

Могут ли сгореть неотгулянные дни отпуска

• несовершеннолетние лица – 31 календарный день;
• работники аварийно-спасательных служб – 30-40 календарных дней, в зависимости от стажа;
• судьи – 30 календарных дней (на Крайнем Севере отпуск продлевается до 51 дня);
• инвалиды – не меньше 30 календарных дней.

В статье 115 ТК РФ этот вопрос раскрывается более подробно.

Почему нужен график

График отпусков необходимо устанавливать каждый год. Так гласит Трудовой Кодекс РФ.

Важно, что график нужно формировать всем юридическим работодателям. При этом не имеет значения, каков штат рабочих. Даже если в компании работает один подчинённый, он должен быть внесен в документ. Если этого графика нет, наёмного рабочего ждёт административная ответственность.

Актуальны следующие санкции:

• 1-5 тысяч рублей — штраф, который актуален для должностных лиц;
• 30-50 тысяч рублей — штраф, который актуален для юридических лиц (при этом мера пресечения может быть другой – приостановка деятельности до 90 дней).

При этом индивидуальным предпринимателям вообще не нужно составлять документ об отпуске. Они могут оговаривать отпуск с подчинёнными, согласно статье 305 ТК РФ. Но всё же и предпринимателям будет полезно составить этот документ. Так как они тоже несут ответственность перед сотрудниками.

Формы, по которым может быть составлен график

График отпусков – это первичный документ, поэтому его утверждает руководитель компании. При этом может применяться следующее:

1. Унифицированная форма Т-7 графика отпусков.
2. Самостоятельная форма. При этом форма может быть полностью разработанной компанией. Или может быть унифицированной формой, но с доработками.

Работодатель сам выбирает для себя удобную форму. В этом плане нет никаких ограничений.

График отпусков не может быть составлен в точности с пожеланиями сотрудников. Поэтому разумно предупредить работников о том, когда им предстоит отдыхать. Самый оптимальный вариант в этом случае — это ведомость с трафиком отпусков, в которой стоит подпись всех сотрудников. То есть, это гарантия того, что они предупреждены и не придётся ждать никаких сюрпризов.

Праздничные и выходные дни в период отпуска

Как известно, некоторые праздники отмечают на федеральном уровне. В таких случаях отдыхают все учреждения. И если в период отпуска будет такой день, то он не включается в его длительность. Только стоит помнить о том, что праздничные дни, которые выпали на отпуск, не оплачиваются.

А вот выходные дни, которые приходятся на отпуск, оплачиваются. При этом они оплачиваются исходя из расчёта среднего дохода сотрудника.

Это положительный момент для сотрудников, о котором не стоит забывать.

Частые ошибки при формировании графика отдыха

К сожалению, ошибки в области формирования графика отдыха – это не редкость. Например, некоторые компании дают отпуск при условии того, что подчинённые напишет заявление на отпуск. То есть, по сути, самого графика нет. И это грубейшее нарушение, за которым следует административная ответственность.

Следует учесть, что такое нарушение может привести к дисквалификации организации периодом до 3 лет.

Важно, чтобы документ строго был утвержден ответственным лицом. Даже если в компании работает только один сотрудник, всё равно он должен быть занесён в график отпусков.

Ещё одни из частых ошибок – это несоблюдение графика отдыха и игнорирование пожеланий работника. Не стоит забывать и о том, что учебный отпуск не отражается в графике отпусков. Даже если в документе обнаружилась ошибка, не нужно паниковать. Нужно только исправить ошибки и постараться исключить их в будущем.

График отпусков – это документ, который требует внимания к себе. Главная задача работодателей в данном случае – это грамотное ведение этого документа.

В Трудовом Кодексе РФ нет точных данных о том, требуется ли предоставлять для ознакомления работникам этот документ или нет. Но оптимальный вариант – это всё же ознакомить работников с графиком задолго до отпуска. Ведь предупреждение за 2 недели до отдыха – это не самый лучший и удобный вариант.

Работники должны внимательно относиться к этому вопросу. От этого зависит их отпуск. При этом не стоит забывать о том, что отдых действительно нужен каждому подчинённому. Не стоит пропускать отдых, из-за этого можно перегореть ко всему.