Как отметить в табеле учета рабочего времени отпуск, больничный или прогул

Благодаря чётко выстроенной системе отчётности в Налоговом кодексе РФ налажена работа организаций и предприятий и оплата труда работников. Но помимо начисления и выплат зарплат также регулируется система, в которой указываются иные начисления, такие как оплата отпусков, больничных и вычет за пропуск рабочего дня без уважительной причины – прогула. Также НК и ТК РФ объясняют, как в табеле обозначается отпуск.

Организация отпусков

На предприятиях и в организациях обязательно должна быть предусмотрена должность бухгалтера, которая включает в себя не только начисление зарплат, но и контроль над отпусками сотрудников. Также бухгалтер ведёт табель учёта рабочего времени.

К обязанностям бухгалтера относится обязательное знание элементарных основ, в том числе как в табеле обозначается отпуск и больничный лист.

Основные правила предоставления отдыха:

1. Календарный год сотрудника начинается с момента его трудоустройства. То есть если гражданин оформлен в штат организации, например, от 07 марта 2019, то его отработанный календарный год заканчивается 07 марта 2019 года. Исходя из этого, бухгалтер рассчитывает, в какой промежуток времени сотруднику положен отдых от работы, отмечает и проставляет количество календарных дней, и отражает сумму, оплачиваемую за время отсутствия на работе по причине отдыха.
2. Каждый сотрудник организации, начиная от технического персонала и заканчивая вышестоящим руководством, имеет право на очередной ежегодный оплачиваемый отдых в количестве 28 дней. Работник сам вправе выбрать, как ему воспользоваться этими днями: взять сразу все дни или разделить пополам или же иначе. Любые действия, касающиеся отдыха, оговариваются с руководством, и при согласии директора организации работник может воспользоваться заслуженным отдыхом несколько раз по мере необходимости. Обязательным условием является, что одна из частей не может быть меньше 14 дней.
3. Время ухода на отдых должно быть согласовано между руководством и работающим. По данному решению заполняется график отпусков, в котором содержится информация по каждому сотруднику и фиксируется подписью работника и директора, не менее чем за 14 дней перед началом отпускных каникул.
4. Выплата отпускных производится не позднее трёх рабочих дней перед уходом сотрудника на отдых.

Каждый работодатель обязан соблюдать установленные правила.

Виды отпусков

Согласно Трудовому кодексу РФ понятие отпуск является обобщённым.

В свою очередь делится на:

• ежегодный;
• по беременности и родам;
• отпуск, предоставляемый мамам для ухода за малышом младше 1,5 лет;
• отпуск для закрытия сессии, иначе учебный;
• дни отдыха, на протяжении которых за сотрудником не сохранится зарплата.

В документе отпуск фиксируется буквами ОТ или цифровым кодом – 09.

Основной отпуск – это те выходные дни, которые предоставляются ежегодно каждому служащему организации на период 28 календарных дней при условии, что работник отработал год. Если отработано в штате организации более шести и менее двенадцати месяцев сотруднику положен отпуск в течение не более 14 дней.

Дополнительный отпуск может начисляться не только женщине с трудной беременностью и родами, но и работникам организаций, работа которых носит сложный характер и считается «вредной» и опасной:

• работа в зоне повышенной радиации;
• работа в шахтах и рудниках;
• работа, при воздействии которой в организм человека попадают вредные биологические и химические вещества;
• осуществление деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к этой местности территориях.

Все виды «вредной» работы, за которую положены начисления и дополнительный отдых, отражены в Трудовом кодексе РФ и устанавливаются Правительством РФ.

Если сотрудник имеет право на получение отпуска по нескольким видам дополнительного отдыха, то выбор, зачастую, падает на тот вариант, в котором количество дней максимально. Для начисления отпуска берут в расчёт только те дни, когда человек реально отработал в условиях сложной работы.

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

Виды отпусков и порядок их предоставления по ТК РФ

Также дополнительный оплачиваемый отпуск должен начисляться сотрудникам организации, в которой рабочий график не считается установленным, т. е. часы работы не определены в точности. Сотрудник может начать работать как в 6 часов утра, так и в 6 вечера. Чтобы получить дополнительный отпуск и оплату по нему по причине ненормированного рабочего дня, необходимо при оформлении договора о приёме на работу указать данный факт. При появлении споров данное условие будет рассматриваться судом.

Учебные каникулы на время сдачи промежуточной сессии или защиты диссертации также оплачивается работодателем. Независимо от количества отработанных сотрудником в организации дней. Данный вид отдыха должен быть предоставлен работающему студенту вне зависимости от того, по чьей инициативе работник начал обучение: своей или по направлению организации. Такой вид оплачивается, только если сотрудник обучается на заочном отделении.

Для предоставления очередного учебного отпуска студент обязан предоставить справку-вызов из учебного заведения. Только при его наличии студента отпустят на сессию и оплатят. Вызов из учебного заведения может быть предъявлен по месту работы в любое время, вплоть до наступления самого обучения. После предъявления данной справки работодатель составляет приказ, на основании которого производятся выплаты. В данном приказе ставится подпись руководителя и сотрудника.

При наличии дополнительного отдыха на получение образования данная информация фиксируется в личном деле работника. В табеле учёта рабочего времени отсутствие сотрудника фиксируется буквой «У» или цифрой «11». По окончании отпуска по учёбе студент обязан предоставить часть справки-вызова, которая остаётся в организации.

Сотруднику организации предоставляется отдых без сохранения заработной платы, то есть неоплачиваемый. Например, если работник организации вступает в брак, может быть оформлен такой вид. Разрешается официальное отсутствие на работе за день до церемонии, в день церемонии и день после регистрации брака. По договорённости с руководством количество дней может составлять не более пяти дней. Также это касается вынужденного отсутствия на рабочем месте по причине смерти родственника или рождению в семье ребёнка.

Для этого сотрудник должен заполнить заявление на имя директора организации, работодатель в свою очередь обязан отпустить сотрудника.

Отдых без сохранения заработной платы распространяется на:

• пенсионеров, остающихся на рабочем месте, сроком до 2-х недель;
• близких родственников (родителям и жёнам/мужьям) сотрудников ОВД, таможни, пожарных, которые погибли, защищая интересы страны, или умерли вследствие получения травмы, связанной с производством, сроком до 14 дней;
• инвалиды, которые работают предприятиях, оборудованных для людей с ограниченными возможностями. Им предоставляется 60 дней.

Эти положения закрепляет ТК РФ.

Что положено мамам

«Декретный» отпуск подразумевает под собой проведение последних недель беременности женщины в подготовке к рождению ребёнка и впоследствии родов.

Такой отпуск будет длиться значительно дольше ежегодного и начинаться с тридцатой недели беременности, при условии ожидания женщиной одного ребёнка. При большем количестве ожидаемых детей женщина уходит в отпуск на двадцать восьмой неделе беременности. Данный факт отмечается в больничном листе и выдаётся в женской консультации, в которой женщина стоит на учёте.

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

Увольнение и другие ситуации в которых положена компенсация за неиспользованный отпуск

Отпускные каникулы по рождению ребёнка и уходу за ним являются непрерывными и совмещёнными. В делопроизводстве организации и в бухгалтерии предприятия он оформляется отдельными видами.

Согласно Трудовому кодексу РФ отпуск по рождению ребёнка и уходу за ним положен каждой официально трудоустроенной женщине.

Данный вид отдыха оформляется как:

1. По беременности и родам – выписывается больничный лист.
2. По уходу за ребёнком отпуск оформляется сроком до 3-х лет. При этом у женщины продолжает засчитываться стаж работы и при выходе на работу за сотрудницей сохраняется её должность в штате.

Во время пребывания женщины в отпуске ей выплачивается сумма, равная полной оплате труда за последние два отработанных года. Если отработано меньшее количество времени, то сумма будет начисляться по МРОТ.

В зависимости от протекания беременности и процесса родов начисляется разное количество дней пребывания в «декрете»:

• если беременность и роды проходили без осложнений, то женщине оформляют отпуск в течение семидесяти дней до родов и семидесяти дней после;
• при осложнениях во время родов начисляется отпуск в количестве 70 дней до родов и 86 дней после;
• если у женщины рождается двое и более детей, то количество отпускных дней после родов увеличивается до 110 дней.

Если у женщины начинаются преждевременные роды, то больничный лист всё равно начинает действовать с момента его оформления. Для того чтобы изменить дату ухода в отпуск и признания родов с осложнениями, необходимо составить документ нетрудоспособности и написать заявление на дополнительный отпуск.

Прогул и его обозначение

Если отсутствие на работе не имеет серьёзной причины или заранее разрешённого руководством отсутствия, то такой пропуск именуется как прогул.

Прогулом считается отсутствие на рабочем месте более 4-х часов. Если работник впоследствии предоставит документ, указывающий об обратном, то день будет засчитан, как рабочий.

Документом может являться:

• медицинская справка;
• справка из ГИБДД;
• повестка.

Этот перечень неполный. Сюда же можно отнести любой документ, подтверждающий уважительность причины отсутствия.

Для того чтобы зафиксировать факт прогула, должны быть исполнены определённые действия:

1. Составлен документ (акт) о пропуске без уважительной причины.
2. Сотрудник должен написать письменное объяснение своего отсутствия.
3. Руководителем организации составляется докладная записка.
4. Весь пакет документов передаётся вышестоящему руководству, которое принимает решение и составляет приказ о вынесенном решении.
5. Решение руководства прилагается к личному делу сотрудника.

При систематическом нарушении условий трудового законодательства сотрудник может быть уволен или наказан административным штрафом.

В табеле рабочего времени прогул обозначается буквенным кодом «ПР» или цифровым кодом «31». Для обозначения прогула по невыясненным причинам в табель вносится буквенный код «НН» или цифровой «35».