Согласно с нормами трудового законодательства, принимая нового сотрудника, работодателем оформляется приказ на приеме на работу. Из списка распределительной управленческой документации форма т 1 приказ о приёме на работу носит обязательный характер. Допуск нового сотрудника к выполнению обязанностей возможен только при подписанном двумя сторонами трудовом договоре, который оформляется приказом, поданном уведомлении о приёме на должность. Стоит заметить, что нормы трудового законодательства не требуют обязательного оформления письменной формы трудового договора.
Требования к документу
Допускается его заключение в устной форме по соглашению сторон. Тогда документальным подтверждением приёма нового сотрудника является приказ.
Чаще всего работодатели пользуются стандартными формами для оформления приказа:
- Т-1 (оформление одного сотрудника);
- Т-1 а (оформление двух или больше сотрудников).
Использование стандартных бланков необязательно. Каждая организация имеет право создать собственную форму приказа. Это действие разрешено при условии, что в такой документ будут включены все предусмотренные законодательством реквизиты. При составлении индивидуальной формы рекомендуется указывать максимальный объём информации об условиях сотрудничества. Примером может послужить типовой бланк.
Обязательно нужно указать следующие нюансы:
- полное название должности;
- дату вступления в обязанности;
- разновидность занятости (основная, частичная, совместительство);
- количество рабочих часов за сутки;
- размер заработной платы;
- присутствие премиальных, прочих дополнительных выплат.
При наличии особенных условий принятия сотрудника на должность, к примеру, прохождение конкурсного отбора или испытательного срока, это отмечается в теле приказа. Также фиксируется информация о том, какая ставка будет выплачиваться на период стажировки, после неё.
Заполнение бланков – сфера ответственности кадрового отдела. Если из-за незначительных размеров компании кадровая служба отсутствует, данная обязанность передаётся директору, бухгалтеру либо индивидуальному предпринимателю.
Основание для создания документа – заявление от сотрудника о приёме на должность, подписанный трудовой договор.
Заполненный, зарегистрированный приказ необходимо хранить в архиве организации. На основании этого документа новому работнику необходимо заполнить личную карточку (форма Т-2), составить личное дело. Если есть необходимость, дополнительно оформляется персональный банковский счёт. Распределительные кадровые документы предусматривают обязательное ознакомление с ними человека, для которого они оформляются. Как подтверждение, согласие с изложенными условиями, применяется подпись.
Особенности заполнения формы Т-1
Используя как образец заполнения форму т 1, необходимо указывать информацию о сотруднике, условиях работы, максимально полно. Ответственный кадровик вписывает полное название предприятия, а также отдела или подразделения, куда направляется новый сотрудник. Далее вносятся данные о нём: Ф.И.О., дата рождения, контакты, место проживания, прочее. Название должности сокращать запрещается.
В теле документа должна присутствовать информация об условиях вступления в должность. Если компанией предусмотрен подбор персонала на конкурсной основе, обязательное прохождение стажировки, это отображается в приказе.
Указывается порядок, в котором происходит зачисление в штат, а именно:
- перевод из другой должности, организации;
- замещение временно отсутствующего работника;
- совмещение с другой должностью;
- постоянная занятость;
- временное сотрудничество (выполнение определённого проекта).
Для договоров по временному замещению, выполнению проектов, обязательно указывается число, до которого договор будет действительным. Если сотрудник оформляется на постоянной основе, эта графа не заполняется.
Составление приказа о трудоустройстве – обязанность лица, ответственного за кадровые вопросы предприятия, или штата отдела кадров.
Во время выполнения этой процедуры необходимо следовать определённым правилам:
- Составление приказа происходить только после подписания договора о трудоустройстве со стороны руководителя организации, а также кандидата на должность.
- Указывайте размер ставки, надбавок или регулярных премиальных выплат сверяясь с информацией из трудового договора. Опишите, каким образом будет осуществляться оплата (наличный или безналичный расчёт).
- Обязательно отметьте дату, время выхода в первый рабочий день. В случае нарушения работником оговорённого условия разрешается приказ аннулировать.
- Заполните информацию о сроке истечения договора. Если он бессрочный, увольнение разрешено при нарушениях правил трудовой дисциплины, при сокращении либо по собственному желанию работника. Люди, оформленные для временного замещения, выполнения определённого объёма работы, увольняются в оговоренную дату.
- Использование унифицированной формы сокращает сроки проведения процедуры, поскольку на заполнение понадобится немного времени.
- Сотрудник не обязан оставлять отметку о согласии с условиями сотрудничества. На бланке Т-1 не предусмотрено место для оттиска печати предприятия.
- В разделе «Характер работы» отражаются особенности приёма на должность, выполнения функциональных обязанностей.
- Указывается информация о переводе с другой компании, замещении сотрудника, который отсутствует определённое количество времени либо выполнения конкретных обязанностей (офисной работе, контроля торгового зала).
Вся информация, отмеченная в теле приказа, не должна иметь отличий от условий, оговорённых в трудовом соглашении.
После подписания трудового договора в установленный законом срок — три рабочих дня, составляется приказ о приёме нового работника. Распоряжение подписывается обеими сторонами. Со стороны предприятия право подписи имеет директор либо уполномоченное в решении кадровых вопросов лицо (при наличии доверенности).
Как оформить несколько сотрудников
Когда необходимо оформить сразу несколько сотрудников, используют приказ на приёме на работу образца Т-1а. Этот унифицированный бланк уместен как при введении в штат одного, так и нескольких работников одновременно. Он одобрен Правительством и применяется в организациях любых форм собственности. Для приёма человека на должность научного или научно-педагогического учреждения рекомендуется пользоваться бланком № Т-4.
Как любой кадровый документ, этот составляется по утверждённому алгоритму:
- Укажите полное название организации, филиала, структурного подразделения, куда направляются новые сотрудники.
- Внесите перечень профессий, специальностей, занимаемых должностей.
- Отметьте продолжительность испытательного срока для каждого человека (если условие было предусмотрено коллективным соглашением).
- Опишите характер, условия работы (постоянная, временная, замена штатного специалиста, совместительство, выполнения конкретной краткосрочной задачи).
Чтобы исключить ошибки, сверьте внесённые данные с паспортами. Присутствие несоответствий, неточностей для бланков строгой отчётности недопустимо.
По завершении процедуры отделом кадров делаются соответствующие записи в трудовых книжках. На основании приказа составляются личные карточки сотрудников, которые являются главными документами отчётности о штатных сотрудниках для вышестоящих инстанций. Дополнительно создаётся бухгалтерский лицевой счёт на каждого отдельно.
В заключение, один экземпляр заполненного бланка предоставляется работнику под подпись.
Дополнительная документация
Для завершения кадровой процедуры, к заполненным бланкам требуется приложить ряд дополнительной документации. Этот список индивидуален для каждой организации, а также должности.
К документам общего характера относят такие бланки:
- заявление от кандидата на должность;
- копия документа, удостоверяющего личность;
- трудовая книжка;
- документ, подтверждающий наличие профессионального образования, его уровень;
- заполненная форма профилактического осмотра;
- идентификационный код.
Оформление заявления о приёме на работу обязательное только при поступлении на службу в государственный, государственный гражданский либо муниципальный орган. Для прочих учреждений этот пункт не носит обязательного характера.
Для отдельных учреждений требуется медицинское заключение профильных специалистов (нарколог, психиатр, невролог, окулист, прочее). Для вступления в обязанности на правительственную службу, правоохранительные органы, приказ дополняет справка об отсутствии судимостей, а также из налогового органа со сведениями о принадлежащем гражданину имуществе.
При необходимости работодатель вправе потребовать представить копию водительского удостоверения, сертификаты повышения квалификации. Мужчинам, женщинам, относящимся к лицам военнообязанным или подлежащим призыву на военную службу, требуется приложить к заявлению документ воинского учёта.
Лица, претендующие на должность государственной, гражданской, либо муниципальной службы, при приёме на службу заполняют анкету.
Она разработана и утверждена федеральными органами власти и носит обязательный характер. Но при этом стоит заметить, что отказ в должности по причине отсутствия заполненной анкеты не имеет законных оснований.
Отсутствие какого-либо бланка из числа необязательных документов не должно повлиять на возможность трудоустройства. Полный список требуемых документов на конкретную должность уточняется в отделе кадров предприятия.
Правила хранения документации
Группирование заполненных приказов осуществляется соответственно срокам их хранения. К числу временной документации относятся приказы, срок хранения которых не превышает десяти лет, остальные называются долговременными. Приказы о приёме или увольнении сотрудников находятся в архиве организации на протяжении 75 лет. Не разрешается хранить вместе документы временные и долговременные.
Хранение приказов происходит в отдельных папках (делах). Каждая папка вносится в номенклатуру дел предприятия. Если к приказу предусмотрены приложения, они группируются вместе. Первым регистрируется сам приказ, после него – приложение.
Отдельно стоит хранить документацию, которая служит основанием к составлению приказа.
К таким относятся:
- заявление работника;
- служебная, докладная записка;
- акт;
- представление;
- служебное уведомление от другой организации;
- копия личного документа.
Приказ о приёме сотрудника, трудовой договор, а также дополнительные документы формируют личное дело сотрудника и хранятся в архиве организации на протяжении установленного законом периода.
