Правила оформления трудовой книжки при приеме на работу

Начало трудовой деятельности любого гражданина должно осуществляться с подписания трудового соглашения. Вместе с этим, сразу после издания приказа о зачислении в штат компании, осуществляется запись в трудовой книжке о приёме на работу. Делает её сотрудник кадрового подразделения, другое уполномоченное на ведение таких документов лицо либо сам работодатель (если это индивидуальный предприниматель).

Правила

Перед началом заполнения официальных документов целесообразно ознакомиться с общими правилами, как это должно осуществляться.

Оформление трудовой книжки при приёме на работу имеет свои особенности, в частности:

  • все записи должны выполняться шариковой либо гелевой ручкой с использованием тёмных чернил (синего либо чёрного цвета);
  • записи производятся исключительно на русском языке;
  • делать какие-либо сокращения в процессе внесения информации не допускается (исключения может составлять общепринятая аббревиатура);
  • все сведения, что вписываются, должны в обязательном порядке располагаться в правильных графах и соответствовать данным и информации, обозначенной в соответствующих приказах на приём, перемещение, увольнение, перевод, поощрение, изменение ранга, разряда или категории;
  • вся вносимая информация должна исключать неоднозначность трактовки, важна аккуратность, разборчивость;
  • для записи числовой информации используются только арабские цифры.

Писать необходимо разборчивым, аккуратным почерком. Какие-либо исправления, подтирания, использование корректоров не допускается. Если в процессе внесения записей в книжку всё же была допущена ошибка, которую нужно исправить, неправильную запись необходимо перечеркнуть ровной линией, сверху аккуратно написать правильные сведения и всё это заверить подписью кадровика и печатью компании (отдела кадров).

Трудовая книжка – это документ, сопровождающий своего хозяина на всём промежутке его трудовой деятельности до момента выхода на пенсию. Поэтому в процессе её заполнения следует все записи делать аккуратно, а хранить в специально оборудованном для этого месте.

При утере документ подлежит повторной выдаче, на титульном листе книжки ставится пометка «дубликат». Записи также вносятся заново. Могут возникнуть сложности с заполнением, если человек несколько раз менял место работы.

Начало трудовой деятельности

Прием на работуКаждый работник когда-то впервые переступает порог своей первой компании, где ему определяют первое в его жизни рабочее место. Законодатель установил, организация, куда гражданин впервые пришёл трудоустраиваться, обязана завести на него трудовую книжку.

Делается это в определённой последовательности:

  1. После одобрения руководства и принятия решения о приёме нового сотрудника в штат компании с ним подписывается трудовой договор либо контракт (зависит от должности, на которую претендует соискатель).
  2. Не позднее первого рабочего дня, когда работник приступал к выполнению возложенных на него трудовым соглашением функциональных обязательств, работодатель обязан издать приказ о приёме его на работу. Такой распорядительный акт подписывается генеральным директором (главой правления), директором либо уполномоченным руководителем филиала. С приказом сотрудник должен под подпись ознакомиться не позднее 3 дня его фактической работы.
  3. После подписания приказа руководителем компании (уполномоченным лицом) работник кадрового подразделения обязан оформить на нового сотрудника трудовую книжку и внести в неё все необходимые записи в соответствии с документами нового труженика и записями в приказах о его трудоустройстве. Для этого законодатель отвёл не более 5 рабочих дней после того, как будет подписан соответствующий приказ.

Эти действия выполняются в строго указанной последовательности. Миновать какой-то этап не получится, так как это будет нарушением законодательства.

Правила и инструктивные указания, определяющие, как необходимо вести, хранить, заполнять трудовой документ, какой формы должны быть бланки трудовых книжек, установлены на правительственном уровне и утверждены соответствующим образом. Какое-либо самоуправство здесь не допускается, ибо в дальнейшем такой документ может быть признан недействительным.

Важно отметить, что чаще всего запись в трудовой книжке о приёме на работу осуществляется в последний, отведённый законодателем, день. Это связано с тем, что сотрудник обязан проработать в компании больше 5 дней (до этого момента администрация имеет право не оформлять трудовую книжку).

В случае заключения трудового договора с испытательным сроком данные об этом должны найти отображение в трудовой книжке (указывается период испытательного срока). Это важно для того, что в случае последующего увольнения из-за не прохождения периода испытания, имелось соответствующее доказательство, документальное подтверждение, что принимали сотрудника на предприятие с таким условием начала трудовой деятельности.

Для впервые принятого для выполнения трудовых функций работника у работодателя присутствуют некоторые дополнительные обязательства, установленные на законодательном уровне:Трудовая книжка

  • обязанность выполнить оформление такому сотруднику новой трудовой книжки;
  • обязательство заполнить титульный лист;
  • сведения о владельце, его дате рождения, образовании, полученной ранее специальности, имеющейся профессии делаются на основании предоставленных оригиналов документов;
  • владелец документа должен поставить свою подпись на титульном листе книжки в качестве подтверждения сведений о нём.

Если на момент заполнения трудовой книжки какие-то документы отсутствуют (например, гражданин ещё продолжает своё обучение), заполнение соответствующих граф будет выполнено после получения соответствующего документа.

Каждая запись, внесённая в трудовую, в обязательном порядке дублируется в личной карточке сотрудника. Именно здесь он обязан проставить свою личную подпись об ознакомлении. Расписываться в трудовой книжке в обязательном порядке нужно только в случае увольнения, когда этот документ выдаётся на руки уже бывшему сотруднику.

Всё время, пока гражданин трудится на предприятии, его трудовая должна храниться в отделе кадров (непосредственно у работодателя), который несёт ответственность за сохранность этого документа.

Разделы книжки

Фактически самым важным для работника и работодателя разделом, кроме титульного листа, является блок информации, где прописываются данные о трудовой деятельности сотрудника. Ведь именно здесь будут записывать должность, период работы, приобретённые категории, ранги, разряды. По этому разделу в дальнейшем будут определять периоды основной работы, причины, побудившие сотрудника на увольнение.

Сразу стоит обозначить, что состоит этот раздел из четырёх блоков с разворотом на две страницы. Их заполнение должно осуществляться в соответствии с обозначенными выше правилами.

В блоки вносится следующая информация:Трудовая книжка

  1. В первом блоке проставляется арабской цифрой порядковый номер записи. Тут нужно понимать, что все последующие записи будут иметь следующий порядковый номер записи вне зависимости от места работы, страницы заполнения, причин увольнения.
  2. Второй блок предназначен для внесения ведомостей о дате, с которой работник начал свою трудовую деятельность. Пишется в трёх колонках арабскими цифрами без сокращений. Если дата начала деятельности припадает на первые числа (от 1 до 9), то перед таким числом всегда проставляется 0.
  3. Следующий, третий блок предназначен для осуществления записи о фактическом действии, которое произошло. Сюда вносят информацию о начале работы, переводе на другую должность, повышении квалификации и другие. Обязательно должны присутствовать важные данные о трудовой деятельности (например, испытательный срок и его период, срочный трудовой договор). Должность, на которую принимается сотрудник, по названию должна быть идентична той, что прописана в штатном расписании, с обязательным обозначением разряда, категории, ранга. Сначала указываются сведения о предприятии, где работает владелец трудовой. Может заполняться от руки, а может проставляться в виде фирменного прямоугольного штампа компании. Внизу под такой записью обязательно должна указываться должность, ФИО с расшифровкой, подпись уполномоченного на ведение трудовых книжек лица. Запись обязательно заверяется круглой печатью.
  4. Последний, четвёртый блок предназначен для внесения оснований, используя которые были внесены записи. Пишутся сведения в сокращённом виде. Как правило, это сведения о распорядительном акте (приказе, распоряжении).

Обозначенная выше последовательность фиксирования сведений в трудовых утверждена на государственном уровне. Отходить от такого порядка недопустимо. В противном случае в будущем у гражданина могут возникнуть проблемы в процессе оформления пенсии.

Как поступать с совместителями

Девушку приняли на работуВесьма часто граждане практикуют трудоустройство сразу на нескольких работах. С учётом того, что такие действия не запрещены на законодательном уровне, возникает вопрос урегулирования таких трудовых отношений с тем, чтобы в будущем иметь возможность правильно оформить пенсию.

В этом случае законодатель определил такие основные моменты:

  • при оформлении на работу по совместительству заводить на новом рабочем месте вторую трудовую книжку необязательно;
  • для внесения сведений о второй работе необходимо официальное трудоустройство по совместительству (подтверждается надлежащим образом заверенными приказами о приёме на работу и трудовым соглашением);
  • записи в основную трудовую книжку осуществляются последующим порядковым номером, выполнять запись другой организации и проставлять подпись другого кадровика не требуется.

Сотрудник может попросить кадровика другого предприятия, где он работает по совместительству, о том, чтобы тот сделал соответствующие записи.

Законодатель определил, что все сведения о трудовой деятельности гражданина могут вноситься на одном предприятии, где находится его основная работа. Для этого просто необходимо предоставить в отдел по работе с кадрами копии актов, подтверждающих другие трудовые отношения.

Нужно понимать, если трудовые отношения по совместительству будут прекращены, для получения соответствующих записей в трудовую книжку гражданину лично придётся принести в отдел кадров основного предприятия копии документов об увольнении. Если же к тому времени будет прекращена работа в основной компании, соответствующую запись сможет сделать кадровик следующего предприятия, куда гражданин трудоустроится на основную работу.

Когда и как выдаётся дубликат

Трудовая книжкаУчитывая, что трудовая книжка должна сопровождать гражданина от начала его труда до момента увольнения на пенсию, за такой длительный промежуток времени может случиться что угодно. Физический износ, случайная утрата, различные непредвиденные обстоятельства (порвалась, залита водой, чернилами, обгорела) становятся основаниями, из-за которых необходимо выполнить процедуру оформления дубликата такого документа.

В этом случае внесение информации о прошлой трудовой деятельности гражданина осуществляется на последнем предприятии, где он выполняет рабочие функции. Для начала этой процедуры необходимо обратиться к работодателю с письменным заявлением.

Последовательность действий в процессе выдачи дубликата сводится к таким шагам:

  1. Работник пишет письменное обращение на имя работодателя, где указывает причину необходимости выдачи дубликата трудовой книжки.
  2. Рассмотрение заявления осуществляется на протяжении 14 календарных дней.
  3. За период, пока заявление находится на рассмотрении, работник обязан собрать справки с предыдущих мест работы о сведениях, подтверждающих его прошлую трудовую деятельность (приказы, в которых указано, по какой причине увольняется работник). В случае ликвидации таких компаний на момент обращения, можно запросить сведения из ближайших архивов, куда при закрытии предприятия передавались личные дела сотрудников на хранение. Если справки отсутствуют, в дубликате может указываться общий совокупный стаж, который работник имел до момента потери документа.
  4. Все документы передаются в отдел кадров компании, где трудится гражданин.
  5. Работник кадрового подразделения на основании предоставленных справок в хронологическом порядке восстанавливает все записи в трудовой. Повторно выданный документ подписывается кадровым работником, который должен заверить свою подпись печатью организации.

По заявлению гражданина работодатель обязан оформлять дубликат утерянного документа. Не допускается даже при наличии весомых аргументов отказывать сотруднику в его праве на замену утерянного документа.

Особенности внесения отдельных записей

Запись в трудовой книжкеНе вся информация, с которой работают кадровые сотрудники, должная отображаться в трудовой книжке. В частности там не фиксируются взыскания дисциплинарного характера. Но если к сотруднику применена такая мера, как увольнение, это обязательно отразится в его трудовой. Также книжка не содержит данных об отпусках сотрудника, развёрнутой информации о причинах принимаемых решений.

Чтобы получить эти сведения, потребуется обращаться в кадровое подразделение конкретной компании, где по просьбе выдадут соответствующую справку.

Целесообразно также обозначить механизм изменения ошибочных либо недействительных записей. В частности в случае смены причины увольнения, неправильной записи, принятия судом решения о восстановлении сотрудника в должности, работодатель обязан привести в порядок все имеющиеся записи в трудовой. Чтобы это сделать, необязательно всё перечёркивать либо переписывать по-новому, оформляя дубликат.

Нужно просто выполнить то, что гласит инструкция:

  • следующей по порядковому номеру записью нужно обозначить, что «запись № ___ недействительна (ошибочна)»;
  • дальше в трудовой книжке пишется правильная запись, которую нужно использовать в дальнейшем;
  • против каждой из таких записей в обязательном порядке указывается основание, послужившее необходимостью внесения такого текста (номер приказ, решение суда и номер приказа).

Делать все записи нужно максимально аккуратно и грамотно, не допуская орфографических и пунктуационных ошибок.

Заполнение трудовых книжек не должно превращаться в альбом для рисования, поэтому законодателем и установлен определённый порядок внесения изменений и исправления ошибок, обязательный для всех кадровых сотрудников и работодателей.

Внесение в трудовую книжку записи о приёме на работу – это важный момент для каждого человека, ведь от правильности записи зависит его пенсия. Очень важно, чтобы книжка велась аккуратно и в соответствии с трудовым законодательством.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: