После официальной регистрации брачных отношений и коррекции личной информации, сотрудник, работающий в кадровом подразделении, обязан отслеживать изменение фамилии после замужества в трудовой книжке каждой сотрудницы. Только правильное оформление документов во время трудовой деятельности позволит своевременно оформить пенсию.
Как происходит оформление новых данных
Для изменения персональной информации, предварительно в соответствующий отдел нужно отправить заявление и приложить ряд бумаг, подтверждающих официальный статус проведённой процедуры.
Перед тем как осуществить изменение фамилии после замужества в трудовой книжке, работник должен получить новый паспорт и свидетельство, подтверждающее заключение брака. Если произошёл развод, то предоставляется соответствующее свидетельство о расторжении.
Главным основанием для корректирования имеющихся данных служит изданный приказ от руководства. Предварительно работник обязан проинформировать о такой необходимости работодателя и причине для внесения изменений в трудовом документе.
Важно принять во внимание, что работник кадрового отдела должен открыть личное дело сотрудника и оформить к нему дополнительное соглашение, прикрепляющееся к заключённому ранее договору.
После внесения новой информации, необходимо в обязательном порядке ознакомиться с конечным итогом проделанной работы.
Инструкция по оформлению
Процесс внесения изменённой информации можно разделить на несколько процессов:
Коррективы фиксируются в отдельной строке, где вносится новая фамилия в брошюре. Старую фамилию аккуратно зачёркивают и в стороне (если остаётся место), прописывается скорректированная информация. Либо новую надпись располагают сверху зачёркнутого слова;
Внутри обложки прописывается информация, зафиксированная в свидетельстве. Важно расположить её таким образом, чтобы оставалось пространство для будущих записей;
Далее, проставляется номер и серия выданного свидетельства. Все изменения подтверждаются визой ответственного работника и печатью предприятия.
Вся информация должна быть прописана разборчивым и чётким подчерком, не допускаются исправления.
Где ещё корректируют данные
Как только сформирован приказ руководством об изменении новой фамилии, понадобиться скорректировать данные и в других документах:
- новые данные прописываются в карточке с общей информацией в личном деле;
- оформление поправок в банковских счетах;
- обновление информации в бухгалтерской документации и иных свидетельствах, где присутствуют данные работника.
Для сохранения действительности бланков из личного дела, написание заявления на изменение персональных данных необходимо. К нему прикладывается ряд подтверждающих юридически действительных бумаг. В соответствии с 69 Постановлением Минтруда, принятым от 10.10.2003, замена фамилии может быть осуществлена только на основании предоставленных юридических оснований. К заявлению необходимо приложить:
- Российский паспорт.
- Свидетельство о рождении.
- Документ, подтверждающий замужество или развод.
- Иную документацию, по требованию.
На обратной стороне брошюры прописывается информация о каждой предоставленной бумаге.
Оформление на предприятии
В организации подготавливаются два документа, которые дают основания для изменений:
- заявление, написанное сотрудником с просьбой скорректировать личную информацию;
- приказ, посредством которого кадровая служба обязана внести все коррективы в личной информации работающего сотрудника.
Формат написания универсальный и должен быть обращён к руководителю предприятия с просьбой поменять личные данные везде, где подтверждается трудоустройство. После даты и подписи, в качестве дополнения необходимо отметить список документальных копий (паспорт и свидетельство), после чего могут быть скорректированы все данные.
Ознакомившись с заявлением работника, начальник должен поставить свою визу, подтверждающую факт ознакомления и издать приказ о внесении всех изменений.
Существует множество способов, как изменить информацию в личной карте. На практике, когда женщина выходит замуж, то чаще всего она берёт фамилию мужа. К чему это может привести?
- Тогда старые данные зачёркивают, и на свободном пространстве фиксируют новую.
- С внутренней стороны первой страницы (как правило, обложки) прописывают все данные юридического документа, выступающего свидетельством о вступлении в брачные отношения.
- Закрепляя все изменения, кадровик должен указать свои данные и подпись, а также дату, когда была вписана новая информация.
Если есть графа «дополнительные сведения», то всю информацию о свидетельстве можно записать туда. Чтобы сэкономить место, некоторые специалисты отдельно распечатывают лист, прикладывают его в трудовую, а на обложке прописывают только старые сведения и факт внесения новых данных.
По оформлению дополнительного соглашения к основному договору сформировалось два лагеря:
- одни считают, что эта процедура обязательна, чтобы не нарушать трудовое законодательство;
- а другая сторона уверена, что подобные действия не противоречат действующим нормам права.
На основании 57 статьи ТК РФ, заключение нового соглашения при изменении персональной информации является обязательной законодательной процедурой.
Если произошёл брак повторно
Если женщина повторно выходит замуж и принимает решение взять другую фамилию, то снова фиксируется запись о её изменении вторично во всех соответствующих бумагах. Встречаются ситуации, когда корректировки происходят при повторном замужестве с бывшим мужем, тогда кадровик должен ссылаться на официальный документ, подтверждающий прохождение официальной юридической процедуры, что смена произошла на основании свидетельства (номер).
Что нужно принять во внимание?
- Кроме изменения и корректировки имеющихся документов, а также получения юридических бумаг от самого сотрудника, специалист должен взять образец изменённой подписи сотрудника.
- В некоторых случаях после развода, женщины принимают решение вернуть девичью фамилию, отказавшись от изменённой. Процедура выполняется с указанием возврата на добрачный вариант, опираясь на свидетельство о разводе.
- Существует отдельная инструкция, согласно которой можно исправить допущенные ошибки при внесении новой записи, за исключением титульной страницы.
Найти инструкцию по исправлению допущенных ошибок можно в пункте №26 Правил и Инструкции 2.3.
В случае первичного заполнения трудовой, вносить корректировки, зачёркивать ошибки не допускается. Документ следует уничтожить. На основании 42 пункта, прописанного в Правилах, все расходы по заведению новой трудовой возлагаются на руководство организации.
Если в трудовой уже присутствуют записи с прошлого места работы, то кадровик должен сделать пометку «взамен ошибочной». Далее, закрепить изменения своей визой и поставить печать организации.
Основную ответственность за все корректировки и изменения персональных данных несёт в первую очередь руководство предприятия, поскольку оно издаёт приказы о назначении сотрудников кадрового отдела. Кроме того, работодатель обязан обеспечить соответствующие условия хранения всех документов, в том числе — личного дела.
В случае зафиксированных нарушений, в соответствии с действующим Трудовым кодексом (ТК РФ), ответственные сотрудники могут понести дисциплинарные взыскания, предусмотренные кодексом.
Каковы последствия при отсутствии изменений
Рассмотрим следующую ситуацию — сотрудница Петрова приняла решение проигнорировать требования изменить личные данные. Результат не заставил себя ждать:
- через полгода у неё наступил пенсионный возраст;
- сотрудники ПФР не смогли начислить выплаты, поскольку информация в трудовой и паспорте не совпадала;
- в результате пришлось потратить несколько месяцев, чтобы переделать документы и получать пенсию.
Несмотря на то, что за процесс изменений личных данных отвечает кадровик, инициировать его должен самостоятельно сотрудник, информируя о такой необходимости в устной или письменной форме. В противном случае, это вызовет ряд негативных последствий. В первую очередь – это признание документов недействительными.
