Правила ведения и заполнения трудовых книжек

Запись в трудовой в книжке является основным подтверждением рабочего стажа, квалификации и опыта сотрудника. Документ потребуется гражданину при первом трудоустройстве, последующих назначениях, а также при наступлении пенсионного возраста. Пенсия начисляется на основании данных в ТК, именно поэтому как работнику, так и специалистам кадровой службы пригодится информация о том, как заполнить трудовую книжку правильно.

Чем регламентируется

Статья 16 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) связывает начало рабочих правоотношений между нанимателем и работающим с изданием приказа о назначении на должность и даты заключения трудового договора (далее — ТД, контракт, договор).

Для того чтобы составить контракт с работодателем, гражданин должен предоставить пакет бумаг, который состоит из:

  • паспорта или другого документа, который удостоверяет личность владельца;
  • трудовой книжки (далее — ТК);
  • если ТК отсутствует по причине первого трудоустройства, её заводит работодатель;
  • страхового номера лицевого счёта гражданина в системе обязательного пенсионного страхования;
  • для мужчин – военного билета;
  • также включаются свидетельства, дипломы, аттестаты и прочие документы о получении образования, специальных знаний или подготовки.

По ст. 65 ТК РФ предприятие вправе устанавливать дополнительные требования относительно списка бумаг.

ТК необходима для учёта рабочей деятельности гражданина. Ответственность за сохранность и правильность заполнения ложится на её собственника.

Закон устанавливает два случая, когда наниматель самостоятельно оформляет документ:

  1. Если предприятие является первым местом работы человека
  2. Если по каким-либо причинам ТК пропала.

ТК РФФормуляр подлежит заполнению по нормам ст. 66 ТК РФ. Категорически запрещено использовать вместо ТК другие бланки.

Часть 4 ст. 65 указывает, какие сведения обязательны для внесения в формуляр. В ТК вписываются персональные данные о гражданине, наименование должности, которую он занимает в организации. Также необходимо указать на наличие повышения по карьерной лестнице в рамках организации. Учёту также подлежат важные моменты в карьере работника, например, перевод, награждение, увольнение и т. п.

Язык заполнения формуляра – русский. Исключения составляют ТК граждан местностей, где имеется собственный язык.

Запись в книжке также производится согласно нормам Федерального Закона № 255-ФЗ от 29.12.2006 и Постановления Министерства труда РФ № 69 от 10.10.2003.

Кто должен вести, хранить и заполнять формуляр

Законодательство Российской Федерации возлагает ответственность по заполнению трудовой книжки на работодателя, который является:

  • юридическим лицом;
  • физическим лицом, зарегистрированным индивидуальным предпринимателем.

В организации должен быть отдел кадров или сотрудник-кадровик, который осуществляет манипуляции с ТК.

Ответственным лицом также может быть секретарь, бухгалтер или другое лицо, которое согласно указанию руководителя выполняет кадровые функции. Таким образом разрешается ситуация на небольших предприятиях, где нет возможности задействовать большее число специалистов.

Так, после принятия на работу внесение информации, хранение осуществляет специалист по кадрам. Если же на фирме и вовсе нет отдельного специалиста, выполнять манипуляции с формуляром имеет право руководитель или другое лицо, которое наделил начальник такими функциями.

Трудовая у работникаКнижка передаётся работнику в последний рабочий день перед увольнением вместе с расчётом по заработной плате. С этого момента ответственность за её сохранность появляется у собственника. Он должен хранить форму до нового трудоустройства. Факт передачи формуляра работнику фиксируется в специальных журналах и книгах организации. Сотрудник вправе только хранить книжку, но не заполнять её графы собственноручно.

Как уже было сказано, начать ведение книжки нужно с момента принятия на первую работу. Так, недавно устроившийся гражданин должен написать обращение к начальству с просьбой завести документ на своё имя. Обычно формуляр заполняется в первый раз в течение одной недели с даты трудоустройства. Первыми в документ вносятся личные сведения о человеке, поэтому для того, чтобы они были записано правильно, необходимо присутствие нового работника.

Пошаговая инструкция по ведению формуляра

Приказ Министерства труда РФ, который указан выше, устанавливает правила заполнения трудовых книжек. Поскольку приказ является практическим пособием, необходимо рассмотреть его положения подробнее.

Первые записи в формуляре должны содержать такие сведения:

  1. Полное имя работника. Нельзя коверкать имя, нужно внимательно прочитать, как оно записано в паспорте, и записать в чётком соответствии с удостоверением.
  2. Дата рождения.
  3. Сведения о полученных дипломах и образовании. Также необходимо написать о степени полученных знаний: «специалист», «магистр» и т. п. Следует указать, по какой профессии и специализации будет работать человек.
  4. Поскольку ТК является лицом труда человека, в ней должны быть отражены все значимые для карьеры вещи.

Трудовая книжкаОбязательно должны быть записаны сведения о зачислении сотрудника в штат в качестве специалиста по должности (указать точное наименование) и получении дополнительных сертификатов об образовании.

Также необходимо указание такой информации:

  • был ли сотрудник переведён и занял новое место, его понизили или повысили в должности;
  • был ли перевод из другой организации;
  • был ли зафиксирован факт нарушения правил внутреннего трудового распорядка;
  • был ли факт получения денежного или другого вознаграждения за заслуги;
  • была ли смена имени или фамилии;
  • была ли смена названия фирмы работодателя;
  • устанавливался ли факт нарушения работником дисциплины, что повлекло увольнение, другие причины и факты ухода с работы.

Эта информация может быть дополнена сведениями об образовании, если сотрудник проходил дополнительное обучение во время работы на предприятии.

В Приказе установлен порядок, которому неукоснительно должен следовать специалист при заполнении:

  1. Каждая графа, кроме той, где пишутся данные о нанимателе, должна быть пронумерована.
  2. Дата пишется в порядке число, месяц, год.
  3. Вносить необходимо только нужную информацию.
  4. Должна содержаться информация обо всех приказа в отношении работника (номера, реквизиты и даты).

РучкаПункт 1.1 Приказа Минтруда определяет, что для заполнения ведомости используются чернила фиолетового, чёрного или синего цвета. Другие цвета ручки не могут применяться для ведения книжки. В то же время нет ограничений в отношении гелевых ручек. Можно использовать перьевую и шариковые ручки.

Остальные канцелярские инструменты не допустимы для оформления ТК.

Данные, которые вписываются в документ, должны быть исключительно в хронологическом порядке, исключения из этого правила не допускаются.

Формуляр заполняют прописным способом. Печатные буквы могут быть использованы владельцем ТК, когда на титульной странице он оставляет расшифрованную подпись. Тогда фамилия может быть написана печатным способом. Такая мера позволяет избежать неразберихи и обеспечить правильное указание фамилии в других бумагах.

В написании информации не должно быть сокращений, ошибок и помарок. Специалист должен максимально понятно и точно указать данные в нужные графы ведомости.

Если вносятся изменения, сотрудник, который их выписывает, должен оставить инициалы, подпись и печать службы кадров или предприятия.

Порядок внесения данных

Инструкция по заполнению трудовых книжек предполагает, что вся информация для внесения должна базироваться на основании таких бумаг:

  • официальные документы о личности работника, о его семейном состоянии;
  • данные, которые содержатся в дипломах, ведомостях о наличии специализации, навыков и знаний;
  • документация с места работы в виде приказов о карьерном пути гражданина, распоряжения о награждениях, переводах, взысканиях и т. п.

Особое место при заполнении ТК отводится внесению сведений в титульный лист. Здесь не должно быть ошибок, исправлений и других погрешностей. Если будет допущена помарка, бланк придётся списать и завести новый.

На титульной странице должны быть отображены такие данные:

  1. Полные фамилия, имя и отчество, как записано в удостоверении личности (паспорте).
  2. Арабскими цифрами пишутся число и год рождения, словом – месяц.
  3. Далее указывается уровень образования согласно диплому.
  4. По диплому вписываются данные о специальности, профессии.
  5. В последнюю очередь работник ставит число, год (арабскими цифрами) и месяц (словом) заполнения документа и подпись.

Внизу бланка лицо, которое выполняло записи, оставляет подпись и печать организации или кадровой службы.

Как происходит приём на должность

Книжка ведётся работодателем, юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, на каждого сотрудника, который проработал не менее пяти дней (также в случае срочных контрактов), если это место работы является основным.

Когда лицо принимают в компанию, запись проводится следующим образом:

  1. Первым делом поставляется номер записи.
  2. Следующая колонка должна содержать данные о числе месяце и года приёма. Такая дата указывается в приказе о зачислении «принять с…», но это не дата самого приказа.
  3. В последующую графу вносится название компании (полное и сокращённое). Сюда же вписывается название должности, на которую устроился гражданин и его квалификация.

В последнюю колонку вписываются реквизиты приказа о зачислении – дата и номер.

Внесение данных во время рабочего процесса

Смена должностиКак уже было сказано, в ведомость вносятся все данные о перемещениях сотрудника в должности, дисциплинарных проступках, награждениях и т. д.

Часто на работу устраиваются студенты, которые ещё продолжают учиться. После окончания высшего учебного заведения они должны предоставить диплом о полученной степени образования, квалификации, профессии и специальности. На основании этого кадровый работник вносит новую информацию.

Что касается перевода сотрудника, то порядок заполнения данных различается в зависимости от его вида. Так, различают перевод:

  • который осуществляется внутри фирмы;
  • который проводится с увольнением со старого места работы и переходом на новое.

Нередко внутренний перевод проводится для временного замещения отсутствующего специалиста.

Оформляется переход внутри компании путём введения номера записи, даты фактического перехода, надписью в 3 колонке с формулировкой «переведён» и указанием названия новой должности. 4 графа содержит реквизиты приказа о переводе.

Если же сотрудник перешёл к новому нанимателю, то по старому месту работы пишется «уволен в связи с переводом». Тут также пишутся наименования обеих организаций, старой и новой должностей.

Лицам, работающим по совместительству, обязательно заполнять ТК по основному месту работы. Хотя и ведение записей по дополнительному не запрещается.

Более того, указание основного и дополнительного рабочего места позволяет повысить статус работника. Это повлияет на трудовой стаж и наличие опыта.

Отметка о дополнительной работе делается специалистами основного источника заработка. Поэтому ТК не изымается для записи в новое место.

С организации, где лицо работает дополнительно, берётся справка, которая должна содержать такие ведомости:

Совместительство

  1. Наименование компании в полном и сокращённом виде.
  2. Название выполняемой трудовой функции – должность.
  3. Время приёма.
  4. Ведомости о реквизитах компании.

Сотрудник прикладывает к справке своё заявление и заверенную в новой организации копию приказа о принятии.

По основному месту работы наниматель принимает решение в виде приказа внести записи в ТК.

За хорошую работу сотрудников поощряют путём награждения грамотами и другими знаками отличия. По закону в ТК обязательно вносятся такие награды:

  • ккоторые имеют государственный характер;
  • предоставление лицу диплома, грамоты и т. п.;
  • другие поощрения, перечисленные в Трудовом кодексе или коллективном договоре предприятия.

Для таких сведений в формуляре отводится специальный раздел, посвящённый награждениям.

В 3 колонке пишется, за какие достижения, каким должностным лицом и какой именно наградой поощрён сотрудник. Данные о благодарности также относятся к разделу награждения и записываются таким же способом.

Дисциплинарный проступокНаряду с награждениями сотрудники иногда привлекаются к дисциплинарным наказаниям, что находит отражение в книжке. Иногда дисциплинарный проступок служит основанием для увольнения, что должно быть прописано в ТК (например, разрешено увольнять за прогул).

Данные об уходе из компании вносятся по таким же принципам: в 3 графе пишется основание (пункт и статья ТК РФ об увольнении), в 4 колонке реквизиты приказа. Поскольку запись об увольнении является последней, сделанной на этом предприятии, предыдущие заметки заверяются подписью руководителя и его печатью, после чего ТК возвращается работнику. Также заполняется ведомость при сокращении штата.

Если лицо обжаловало увольнение и получило положительный вердикт суда, компания, во избежание административной ответственности, обязана восстановить рабочего. Тогда вместо реквизитов приказа, записываются сведения из исполнительного листа, а надпись об увольнении признаётся недействительной.

Когда расторжение трудовых отношений происходит по причине гибели человека, то данный факт подлежит подробному оформлению в ведомости. Так, должны учитываться: паспорт, документ о гибели умершего, правоустанавливающая документация организации, справки из отдела кадров и бухгалтерского учёта.

Как внести поправки

В течение трудовой деятельности в данных работника и компании могут произойти изменения. В отношении работающего ими может быть:

  • смена имени;
  • или квалификации.

Это должно быть отображено и в формуляре. Старая надпись перечёркивается ровной линией, а сверху неё пишется новая информация. Указывается и юридическая бумага, которая стала основанием для перемены.

Смена данных подтверждается подписями работающего и кадровика, и печатью организации.

Если же произошла смена названия фирмы, то в разделе сведений о работе делается указание старого и нового названия, а в 4 колонке – реквизиты документа, который стал основанием.

При ошибочном написании информации нельзя зачёркивать её. Ставится следующий порядковый номер, где пишется, что предыдущая запись недействительна, и пишется нужная информация.

Случается и так, что некоторые ведомости не записаны в трудовую вовремя, что неверно. Тогда работающий должен обратиться с заявлением к руководителю и указать официальный документ-основание. Тогда запись будет произведена задним числом. Если руководитель отказывается, можно обжаловать его действия инспектору из органа труда.

Когда заводится вкладыш и правила его оформления

Когда пустые страницы в ТК заканчиваются, то необходимо заводить вкладыш, который является продолжением формуляра и имеет ту же юридическую силу. Вкладыша касаются те же правила, что и ТК:

  • делать надписи вправе работодатель;
  • написанное завершается подписью кадровика и печатью;
  • нельзя неправильно заполнять книжку;
  • вкладыш не может считаться отдельным документом и действителен только вместе с ТК.

Вкладыш подшивается в заднюю часть обложки формуляра.

Если же ТК была утеряна или испорчена, то оформляется дубликат по месту работу или тому, где в последний раз работал гражданин. Он подаёт специальное обращение генеральному директору и ждёт 15-дневный срок, который отведён на его рассмотрение.

Скорее всего, придётся поискать бумаги с предыдущих предприятий, где работал человек. Данные о наградах, перевода х и т. п. В целом, дубликат оформляется похожим способом с обычной книжкой, но вверху титульной страницы пишется, что это дубликат.

Данные о стаже заполняются, исходя из документации с бывших предприятий. Справки должны быть найдены сотрудником, если по его вине ведомость была испорчена или потеряна. Если же вина за работодателем, то он должен собирать информацию самостоятельно.

Важно знать, что информация о прохождении испытательного срока не подлежит отображению в форме. Факт испытания упоминается, только если человека уволили по причине не прохождения испытательного срока.

В ТК не вклеиваются фото обладателей. Обязательно вносить данные о работающих физическим лицам, оформленным предпринимателями. А если основатель по устанавливающих документам записан начальником фирмы, то нужно заводить ведомость и на себя. Особенностей заполнения бланков частными предпринимателями нет. Точно также нет нюансов при заполнении формуляра государственного служащего.

Забывать вносить новые сведения нежелательно, поскольку несвоевременное заполнение может вызвать в дальнейшем сложности для работающего при определении трудового стажа.

Таким образом, правильность ведения ТК является приоритетом для работника и специалиста кадровой службы. Учитывая важность документа, обе стороны должны приложить максимум усилий для сбережения его в сохранности, опрятном виде и отсутствии неправильных или недостоверных данных.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Все про индивидуальное предпринимательство
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: