Как правильно оформить трудовую книжку

Деятельность кадрового делопроизводства, к ведению которого и относится трудовая книжка, регламентируется трудовым законодательством, в частности: Трудовым кодексом РФ (ТК РФ), постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. за № 225, ведомственными инструкциями, утверждёнными министерством труда. Все они требуют от ответственных лиц соответствующих правовых знаний и практики, ведь малейшая ошибка в заполнении может лишить гражданина права на годы стажа и достойную пенсию.

Что это за документ

Трудовой стаж гражданина, который он заработал в течение всей жизни, рассчитывается на основании записей в специальном документе, которым выступает трудовая книжка. Она должна быть у каждого, кто когда-либо был официально трудоустроен.

Документ содержит сведения об официальной профессиональной деятельности и трудовом стаже гражданина. Форма и правила ведения установлены на законодательном уровне. Состоит из 44 листов. Все они сшиты между собой нитками, с применением особого шва. Такой подход предотвращает неправомерную замену страниц.

Для современного человека рассматриваемый документ имеет большое значение. В нем содержаться сведения, необходимые для дальнейшего устройства на работу, получения различных социальных льгот, компенсаций, пенсионных начислений.

Запись о принятии на работу делается в случае, если трудящийся выполняет свои обязанности более пяти рабочих дней. Важно отметить, что в этот срок не входят стажировочные испытания.

Нередко выпускники профессиональных учебных заведений задаются логичным вопросом относительной трудовой книжки — где взять ее для устройства на желаемую должность. Законодатель возлагает на нанимателя (юрлицо или ИП) бремя по оформлению гражданину, впервые устроившемуся на работу. Физические лица, выступающие в качестве работодателей, не имеют права самостоятельно заводить книжки и самолично вносить в них официальные сведения о своей работе.

Если структура организации предусматривает кадровый отдел, то заполнение, как правило, входит в обязанности кадровика. Но наниматель обязан курировать кадровое делопроизводство, поскольку также несёт ответственность за ведение документов повышенной отчётности, к коим и относится рассматриваемый документ.

Стоимость трудовой книжкиСтоимость трудовой книжки (ТК), если её заводит юрлицо, удерживается из финансового довольствия сотрудника, о чём он должен быть предупреждён. В 2018 году эта сумма составляет в районе 200-350 рублей. Сколько конкретно придётся заплатить за предоставление бланка, зависит от региона. Плата взимается и за предоставление вкладыша.

В течение всей профессиональной деятельности лица в его ТК вносятся записи на основании приказов и распоряжений руководства:

  1. Оформление на новое место работы.
  2. Освобождение от возложенных трудовым договором обязанностей с формулировкой основания увольнения.
  3. Внутренние и внешние переводы.
  4. Присвоение трудящемуся чинов, званий, наград.
  5. Сведения об реорганизационных мероприятиях предприятия, в котором числится сотрудник.

Если лицо трудится по совместительству, заполнением документа занимается кадровик по основному месту работы после предоставления соответствующей справки из организации, где лицо трудится дополнительно. Запись о трудоустройстве делается по желанию работника.

В ситуации, когда страницы заканчиваются, запрещено заводить новый документ или вклеивать дополнительные листы. Единственное законное продолжение — вложить установленной формы вкладыш. Это дополнение хранится вместе оригиналом документа. Оно составляет неотъемлемую его часть и отдельно не имеет юридической силы.

В соответствии с трудовым законодательством, перед тем, как оформить трудовую книжку впервые, наниматель должен заключить с новым сотрудником трудовой договор.

Отражается ли в ТК период службыСлужба в армии

Помимо вышеуказанных сведений, отдельной строкой в книжку вносится запись о прохождении службы в ВС РФ, а также органах ФСБ или ОВД.

1 2 3 4
текущий № п/п Дата оформления записи сведения о службе с указанием периода документальное основание с указанием серии и номера (военный билет или контракт).

 

Не все граждане и наниматели уделяют должное внимание этой записи. Но внесение этих сведений обязательно. Время службы в армии входит в расчёт общего стажа и учитывается при начислении страховой части пенсии.

Записи о военной службе оформляются по тем же правилам, что и информация о приёме или увольнении. Закон не содержит чётких формулировок ее выполнения, поэтому вносить сведения допускается в свободной форме.

Армия, точнее, определённый временной промежуток, не входит в общий стаж, если лицо находилось в дисциплинарной части.

Проверка на подлинность

При первом оформлении проверка на подлинность документа не требуется, так как он выписывается непосредственно работодателем. Каждая трудовая книжка имеет, как и любой важный документ, свою серию и номер, а также защиту на страницах в виде водяных знаков, определяющихся на просвет.

Как показывает практика, сомнения в подлинности возникают в случаях:

  • внесения неточных, либо сомнительных записей, например, при отсутствии необходимых данных, неправильной формулировке правовой нормы, отсутствии печати организации, либо других нарушениях;
  • намеренного изменения записей, например, в целях увеличения стажа.

Сведения о работе в трудовой

В первом случае, вина в недостоверности сведений полностью ложится на предыдущего нанимателя. Устраняются подобные нарушения путём дополнения или изменения записи в книжке. Поэтому рекомендуется сразу же проверять все внесённые сведения после получения ТК на руки.

В ситуации намеренной подделки записей бывает сложно разобраться в действительности сведений без участия специалиста. Любые помарки или неточности могут стать поводом для проверки достоверности внесённых в документ сведений. Поэтому госорганы детально изучают каждую запись при назначении пенсии.

В целях предотвращения случаев неправильного или незаконного ведения трудовой книжки, кадровикам и нанимателям рекомендуется осуществлять проверки подлинности ТК, предоставляемых гражданами при оформлении на работу.

Провести проверку можно собственными силами организации, либо через кадровое агентство на платной основе. При этом для подтверждения подлинности используются специальные источники информации, например, открытые базы данных. Помимо этого, сведения о достоверности внесённых сведений предоставляются по письменному запросу, направленному в адрес соответствующей организации. После сверки данных проверяющим документ сотрудником, составляется акт проверки.

Один из элементов, подтверждающий подлинность ТК — голографическая наклейка. Она идёт в комплекте с новым бланком. Но важно понимать, что голограмма не регламентируется ни одним нормативно-правовым актом (НПА) как обязательный элемент этого документа. Поэтому в ходу как книжки с этой вклейкой, так и без неё. Но, как показывает практика, если она и вклеивается, то кадровиком или сотрудником бухгалтерии при первичной выдаче книжки.

Содержание и правила внесения записей

Бланки ТК и вкладыши к ним изготавливаются по единому стандарту и приобретаются организацией, а не владельцем.

Правила кадрового делопроизводства, в том числе и нюансы работы и заполнения рассматриваемого документа, отражены в трудовом законодательстве.

Титульный лист должен заполнять кадровик или другой представитель нанимателя.

Эта часть документа выступает своего рода идентификатором принадлежности и содержит основные сведения о лице, которому он принадлежит:

  • Ф.И.О. владельца;
  • дату рождения;
  • уровень образования;
  • профессиональную квалификацию.

В ходе ведения трудовой деятельности владельца, эти сведения могут быть изменены. Заполняются они на основании предоставленных лицом копии паспорта, диплома и других документов.

Кроме этого, на первом листе проставляется дата оформления (она может отличаться от даты приёма на работу). Здесь же расписывается владелец и ответственный за выдачу документа сотрудник.

Последующие страницы отводятся под внесение сведений о работе, а также награждениях и поощрениях, по графам.

1 2 3 4
№ п/п (сквозная нумерация) полная дата события (год в четырёхзначном формате) Основная информация о записи. Здесь указываются сведения о приёме в организации (данные об испытательном сроке не указывается), увольнении с указанием правовой нормы, внутреннем или внешнем переводе, присвоении награды или трудового разряда, реорганизационных мероприятий организации, в которой числится сотрудник. Реквизиты документального основания (например, приказ или распоряжение)

 

Общий стаж рассчитывается по каждому месту работы, начиная с даты приёма и заканчивая датой увольнения.

Следует учитывать, что в книжку заносится только особая информация.

Есть сведения, которые там не отражают:

  • о применяемых к работнику санкциях, если к лицу не принято наказание в виде увольнения по статье;
  • о предоставляемых больничных;
  • ежегодном отдыхе или декретном отпуске;
  • отпусках по уходу за ребёнком до полутора и до трёх лет;
  • командировках.

По общему правилу, любое официальное трудоустройство влечёт за собой необходимость выполнения записи в ТК. Но действующими НПА предусматривается несколько ситуаций оформления работника без занесения информации об этом в его документ.

К ним относится случаи:

  • работы по гражданско-правовому договору (когда работодатель – физлицо);
  • совместительства;
  • утери документа.

Иностранные граждане, осуществляющие трудовую деятельность в соответствии с действующим на территории нашей страны законодательством, оформляются на тех же основаниях и с теми же условиями, что и российские граждане.

Правила и нюансы внесение измененийВнесение записей в трудовую книжку

Этой процедуре придаётся очень большое значение, поэтому уполномоченный сотрудник должен вносить изменения в строгом соответствии правовых норм. Ведь даже ошибка в порядковом номере влечёт изменение всей записи.

В случае выявления неправильной или неточной информации, все исправления производятся путём признания недействительными предыдущих сведений. После, ответственным лицом вносится уточняющая запись, на основании соответствующего документа. Зачёркивание текста, либо исправление содержания книжки иными способами, признаётся недопустимым поступком согласно действующей инструкции Минтруда России.

Кто вправе провести корректировку сведений в трудовой книжке:

  1. Доверенное лицо нанимателя, по вине которого была допущена ошибка.
  2. Кадровик нового нанимателя, на основании уточняющего документа, переданного виновной в ошибке организацией.

Некоторые изменения возможны только на основании судебного решения. Например, при некорректной формулировке об увольнении. Если владельцу удастся доказать свою правоту, работодатель будет вынужден внести соответствующую корректировку в соответствии с требованиями законодательства.

Если организация, сотрудником которой была внесена неверная запись, уже не существует, текущий работодатель имеет право запросить необходимые сведения в администрации населённого пункта, где была зарегистрирована компания, для внесения соответствующих корректур.

Порядок слов при изменении названия нанимателя

Работник бухгалтерии с трудовыми книжкамиИзменения, связанные с реорганизационными мероприятиями юрлица, вносятся кадровиком или работником бухгалтерии без привлечения трудящегося. После регистрации изменений в ЕГРЮЛ, основанием выступает приказ, либо распоряжения руководителя предприятия.

Вносится запись о переименовании следующим образом — в разделе «сведения о работе» уполномоченный сотрудник прописывает фразу следующего содержания: «Организация (старое название) с (дата) переименована в (новое название)».

Сведения об увольнении

В практике правоприменения не предусмотрено единого формата оформления формулировки к данной записи. Поэтому у кадровиков часто возникают сомнения в правильности ее занесения. Но законодатель все же определяет нормы, которым должна соответствовать запись в ТК об увольнении.

Так, необходимо указывать основание с точным соответствием правовой нормы, т. е., статью ТК РФ.

В этом случае запись об увольнении будет состоять из следующих частей:

  • сначала вписывается слово «уволен» («уволена») либо «трудовой договор прекращён»;
  • указывается, по инициативе кого прекращаются трудовые правоотношения, их причина и основание;
  • ссылка на закон, например, так: «пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса РФ».
  • реквизиты приказа.

Судя по отзывам, возникает путаница именно с первым словом. По статистике, чаще всего применяется первая указанная выше формулировка. Но она не всегда бывает уместна. Например, в случае расторжения отношений по причине смерти или если увольнение происходит в порядке перевода. Поэтому чаще применяется «договор прекращён».

Правила учёта и храненияХранение трудовых книжек

Как говорилось ранее, ответственным за ведение и хранение трудовых книжек, является руководитель. Рассматриваемый документ относятся к бланкам строгой отчётности. Именно поэтому законодатель регламентирует строгий порядок работы с ним и жёсткие условия хранения, осуществление контроля за которым ведёт ответственное лицо, назначенное руководством. Каждое предприятие должно вести соответствующую документацию.

В соответствии с действующими правилами, к ним относят две книги:

  1. Приходно-расходная.

В ней отмечается информация о приобретённых и израсходованных бланках ТК и дополнительных вкладышах, с указанием их точных реквизитов. Ведётся бухгалтерией.

  1. Журнал учёта движения трудовых книжек.

В нём указываются реквизиты и дата как поступления на хранение ТК, так и выдачи их владельцам. Последние ставят свою подпись при получении. Ведётся ответственным кадровиком.

Оба журнала прошнурованы, опломбированы и заверены подписью руководителя или сотрудника кадровой службы. В случае нарушения требований ведения этой отчётности, на виновных лиц может быть наложена ответственность.

По общему правилу, ТК на период действия трудового договора хранятся в отделе кадров. Если бланк испорчен по вине сотрудников предприятия или в результате непредвиденных обстоятельств, расходы по восстановлению лежаться на нанимателя. Испорченные книжки подлежат списанию, о чём составляется соответствующий акт.

Наниматель обязан обеспечить сохранность предоставленных трудящимся документов, в том числе и ТК, на протяжении всего срока действия трудового договора. Выдаётся под роспись лицу на руки в день его официального увольнения, тогда же и делается соответствующая запись.

Как получить на рукиПолучение трудовой книжки

В некоторых случаях работнику требуется оригинал книжки для последующего предъявления по месту требования, например, в пенсионный фонд (ПФ РФ) с целью подтверждения стажа. Работодатель не вправе отказывать в выдаче запрашиваемого документа, но для ее получения придётся написать письменное заявление.

Оно составляется на имя руководителя организации.

Форма заявления о выдаче трудовой книжки составляется в определённом порядке:

  1. Шапка заявления (кому и от кого адресована просьба).
  2. Полное наименование заявления.

Далее идёт суть прошения с указанием основания выдачи документа (статья 62 ТК РФ), места предъявления бланка (например, ПФ РФ), цели предъявления (например, оформление пенсии) и обязательства вернуть документ по истечении трёх рабочих дней.

Последними проставляются дата составления, подпись заявителя, расшифровка, а также отметка о получении документа на руки с указанием даты.

Как восстановить при потере

Порядок действий зависит от виновного в факте утери.

Если документ потерян по вине владельца, ему необходимо письменно обратиться к администрации последнего работодателя (в отдел кадров или специалисту по ведению кадрового учёта). По заявлению сотрудника кадровик в течение пятнадцати дней оформляет дубликат на основании предоставленных справок заявителя с предыдущих организаций. Отметка о повторном оформлении обязательно указывается на лицевой стороне обложки.

Если документ утрачен по вине нанимателя, обязанность по его восстановлению ложится на юрлицо или ИП, где трудится гражданин. При этом у сотрудника отпадает необходимость писать заявление о восстановлении документа. Ответственность на восстановлении записей ложится на нанимателя. Процедура проводится посредством направления соответствующих запросов о подтверждении стажа сотрудника.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: