Трудовая книжка (ТК) – является личным, персональным документом, имеет определённую форму в виде маленькой книжечки в плотном переплёте. Это документ, относящийся к бланкам строгой отчётности, в котором отмечен весь трудовой путь работника, количество проработанных лет, на профессиональном языке – стаж работы. Опишем, как она выглядит. Первая страница называется титульный лист, наверху которого записано наименование документа, чуть ниже серия и номер, после заполняются строки Ф.И.О. (записи не сокращаются), дата рождения, специальность, дата внесения информации, подписи работника и ответственного за оформление ТК и визируется печатью компании.
Внесение записей
Чтобы избежать искажений и данные были записаны безошибочно, гражданин предъявляет свой паспорт, документ, удостоверяющий его личность. Форма такого рода бланков узаконена для всех организаций (предприятий, фирм). У любого сотрудника ТК должна быть в единственном экземпляре. На время работы в организации за сохранность книжек отвечает отдел кадров. При утере владельцем, при новом трудоустройстве представитель работодателя выписывает новую книжку и датой заполнения считается дата с того момента, когда сотрудник приступил к своим должностным обязанностям в этой компании.
Если сотрудник, увольняясь, не получил ТК, вкладыш или дубликат, то они хранятся у работодателя 75 лет.
Вся информация вносится на гос. языке и без сокращений слов. При написании дат, и это установлено в законодательном порядке, цифры записываются только на арабском языке и должен соблюдаться формат: число и месяц пишут двузначными цифрами, а год – четырёхзначными.
Далее, перед тем как внести запись о приёме на работу, а с этого начинается ведение записей, конечно же, после заполненного титульного листа, на первой строчке должна содержаться информация о наименовании фирмы, которая заключила трудовое соглашение с соискателем. Название фирмы разрешено, в равной степени как записывать вручную текстом, так и проставлять штамп, на оттиске которого должно быть чётко видно название предприятия.
В процессе трудовой деятельности, каждый работающий, как правило, мечтает продвигаться вверх по карьере, расти и профессионально развиваться. Когда происходят перемещения внутри личного состава на другую должность либо присвоен разряд, либо временное замещение другого сотрудника, при этом указывают на какой период он будет задействован на новом рабочем месте, все эти кадровые движения также отражаются записями в ТК.
Если же вдруг была внесена некорректная, ошибочная запись, не имеющая отношение к владельцу книжки, то зачёркивать в таких документах записанные фразы категорически запрещено. Надо ниже написать «запись под номером (пишется порядковый номер) считать недействительной» и подписывается лицом, которое заполнило эти строки, с указанием своих данных – должности и фамилии.
При заполнении очередной записи, проставляется следующий порядковый номер и заполняется текст, каким должен быть изначально, отражающим фактическое содержание, это будет означать, что порядок ведения записей произведён корректно и правильно. Для примера рассмотрим перечень пунктов при оформлении на работу.
При приёме на работу записывают:
- дату приёма;
- название организации;
- должность соискателя;
- на основании какого документа сделана запись.
При увольнении указывается:
- дата прекращения трудовых отношений;
- причина, по которой прерваны рабочие отношения;
- основание.
Информация заверяется подписью руководителя и печатью.
Причины увольнения могут быть разными. Это, может быть, освобождение от занимаемой должности в связи с переменой места жительства, увольняют и с переводом на другую работу в новую организацию по согласованию между руководителями, и увольнение по уходу за ребёнком, в связи с переменой места работы мужа, если он военнослужащий. Чаще всего после указания статьи Кодекса законов о труде пишут фразу «по собственному желанию», без подробного разъяснения. Конечно, бывают и увольнения по статьям, из которых, видно, что работающий причинил вред предприятию или указывают статьи о несоответствии занимаемой должности.
Оригиналы трудовых книжек, хранятся в отделе кадров и находятся на строгом учёте у ответственных исполнителей кадровиков, которые ведут специальные журналы по учёту.
Просто так взять такой бланк строгой отчётности нельзя, поэтому если требуется информация о квалификации, должностных движениях и передвижениях внутри коллектива (для предоставления по требованию в определённые структуры), то нужно обратиться к руководству с просьбой о выдаче выписки из ТК.
Выписка из ТК
Как сделать выписку из трудовой книжки? Информация о стаже выдаётся по заявлению сотрудника. Работодатель не может отказывать подчинённым в такой просьбе и брать к оплате какое-либо комиссионное вознаграждение за предоставление такого рода услуги.
Срок выдачи выписки не должен превышать более трёх дней с даты обращения. Данные, указанные в выписке, не могут отличаться от данных оригинала. Выписку оформляют на фирменном бланке организации, на котором указаны реквизиты (электронная почта предприятия, юридический адрес, контактные телефоны, факс, код причины поставки на учёт и идентификационный номер налогоплательщика).
Выписка из трудовой книжки, бланк имеет определённую форму и в нём указывается:
- номер ТК;
- ФИО;
- дата рождения;
- образование;
- профессия;
- дата заполнения.
Далее, составляется таблица, содержащая такие графы:
- порядковый №;
- дата (число, месяц, год);
все сведения о трудовых взаимоотношениях;- основания записей.
все сведения о трудовых взаимоотношениях;Если человек, продолжает работать в организации, выдавшей ему выписку, то о последнем месте работы дописывается запись «работает в настоящее время».
Когда листов выписки получается много, их нумеруют, прошивают и на место прошивки ставят печать.
На выписке делается отметка о том, что «оригинал документа хранится в организации», проставляется дата и в обязательном порядке, руководитель заверяет такого рода документы надлежащим образом или лицо, имеющее соответствующие полномочия.
При нарушении любого из выше перечисленных пунктов, документ будет признан недействительным.
Когда нужна выписка
Для чего нужна выписка из трудовой книжки? Для того чтобы по ней определить платёжеспособность клиента (гражданина) и выяснить источник его основного дохода. Она подтверждает производственный стаж и наличие наград, какие и за что были поощрения, задействована в трудовых спорах и гражданских процессах, юридически помогает в решении вопросов личных нужд граждан.
Случаи, когда сотруднику необходимо получить свою кадровую информацию с настоящего места работы:
- Для оформления кредита или ипотеки.
- Прохождение собеседования на новом рабочем месте.
- Получения единовременного пособия (рождение ребёнка, усыновление).
- Оформление пенсии.
- Для получения или замены загранпаспорта.
- Получение визы для заграничных поездок.
Вместо выписки, можно получить копию трудовой книжки, на которой пишут слово «верно», указывают должность (обычно это руководитель предприятия), подпись, с расшифровкой фамилии и дата подтверждения, такой новый порядок заверения копии вступил в силу с 1 июля 2019 года, основанием является постановление Госстандарта России №65-ст и приказ Росстандарта №2004-ст.
Если человек не работает, но у него есть ТК, и ему нужно предоставить её данные сотрудникам Посольства, то делается ксерокопия всех листов книжки.
Такая выписка из трудовой книжки для получения загранпаспорта или его замены, заверяется инспектором, работающим в данном Посольстве.
Выписки из трудовых книжек считаются действительными со дня их выдачи в течение одного месяца.
