Правила оформления книги учета трудовых книжек

Журнал учёта трудовых книжек – документ, хранящий информацию о работниках, сотрудниках конкретной организации и их трудовых книжках. Компания обязуется иметь реестр сотрудников, контролировать передвижения их документов. Ведением журнала занимаются кадровики, бухгалтера, которые несут ответственность за правдивость информации, ориентируются на федеральное законодательство. Закон контролирует процесс ведения журнала, информация вносится по каждому работнику в индивидуальном порядке.

Основные требования к заполнению журнала

Работодатель обязуется вести контроль приёма трудовых книжек. Правовая и нормативная база процесса ведения журнала находится в трудовом законодательстве.

Кодексом контролируется и процесс получения работодателем бланка книги, требует выполнения конкретных правил:

  1. Приходно-расходная книга – ведёт учёт основной документации, бланков. Документ ведёт бухгалтерия, вписывает принятые и отпущенные бланки новых сотрудников, вкладыши с указанной стоимостью.
  2. Книга учёта движения документации, вкладышей. Документ ведёт кадровый специалист. Единая форма книги, установленная трудовым законодательством, имеет единые формы для заполнения.

Работодатель, бухгалтерия имеют право выполнять ряд правовых действий с осуществлением учёта документов.

Так, к основным обязательствам относится:Трудовая книжка

  • сбор трудовых книг;
  • выдача новой книги при первичном поступлении сотрудника на работу;
  • заполнение титульной страницы в соответствии с требованиями законодательства;
  • фиксирование сведений о наградах, всех местах работы;
  • хранение документа исключает возможность уничтожения, потери, просмотра бумаг чужими физическими лицами;
  • вносятся записи об увольнении;
  • документ выдаётся родственникам при непредвиденных обстоятельствах.

Учёт документации сопровождается конкретными правилами, законами, что позволяет правильно вести контроль документации. Титульный лист заполняется бухгалтерией при поступлении на работу первый раз. Документация ведётся тщательно, новая информация регулярно вносится в документ с требуемыми поправками.

Требования к ведению книги учёта

Ведение документации должно соответствовать установленным правилам и требованиям.

Трудовой кодекс содержит общепринятые и установленные рекомендации:

  • документы в книге должны иметь свой номер, вкладыши также имеют нумерацию;
  • вся документация прошнуровывается;
  • руководитель ставит печать и подпись на журнале;
  • на книге учёта ставится пломба.

Это почти начальные знания, которыми должен располагать кадровик.

Книга учёта трудовых книжек имеет конкретные правила ведения, требования соблюдаются согласно предлагаемой инструкции. Правила и нормативы хранятся в трудовом законодательстве.

Журнал учета трудовых книжекЕдиных установленных правил к тому, как прошить книгу, нет. При проведении процесса ориентируются на общие установленные нормативы, требования. Общие правила предполагают оставлять часть шнура для удобства становления печати или пломбы. Если концы нитки будут короткими, процедуру необходимо повторить сначала.

Сургучной печати может не быть для подтверждения легальности документа, поэтому используют лист с соответствующей записью и печатью. На листе указывают текущую дату, количество листов, после работодатель ставит свою подпись и печать компании.

Правила заполнения журнала

Не существует едино принятых правил для заполнения и ведения, но имеются общепринятые рекомендации, которые соблюдаются. Министерство труда контролирует процесс своевременного внесения сведений и изменений.

Сведения, что должны быть зафиксированы журналом учёта:

  1. Паспортные данные сотрудника, порядковая нумерация записей, дата приёма на место работы, заполнение вкладыша в книге.
  2. Серия, номер данных о книге, вкладышах.
  3. Занимаемая должность новым сотрудником, полное название должности, которую будет занимать новый сотрудник.
  4. Сведения о приказе, решением которого работник был принят на занимаемую должность.
  5. Бухгалтер ведёт книжку.
  6. Дата получения трудовой работником при расторжении договора. Сотрудник обязуется написать расписку о том, что он получил документ на руки.

Трудовая книжкаОбщие законные основания заполнения журнала учёта устанавливаются государственными контролирующими органами. Рекомендации по заполнению имеются в нормах трудового законодательства о ведении документации трудовой деятельности.

Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей предполагает заполнение согласно установленным правилам не только законодателем, но и инструкцией по делопроизводству в компании. Как правило, инструкцию составляет начальник канцелярии или кадрового отдела.

Единых правил нет, но документы заполняются с учётом всех требований контролирующих органов. Фиксировать необходимо деятельность сотрудника, его передвижения, получения нового статуса, расчёт.

Общие характеристики книги

Журнал регистрации должен соответствовать общим требованиям к внешнему виду, характеристикам, установленным законодателем.

Важным показателем является длительность хранения документа не менее 75 лет с момента регистрации. Книга учёта хранит информацию о передвижениях документов, передачу сведений в кадастровую службу, первую информацию при поступлении на работу.

ДевушкаЕсли сотрудник поступил в организацию с книжкой, вкладышами, то регистрируют только книжку. Вкладыш не входит отдельной строкой в журнал учёта.

Журнал должен отвечать ряду конкретных требований:

  1. Твёрдый переплёт – обязательное условие для длительного хранения книги. Журнал находится в постоянном пользовании бухгалтерией, что приводит к быстрой утрате надлежащего вида.
  2. Страницы книги нумеруются изначально до момента её заполнения.
  3. Журнал пломбируется и прошнуровывается, согласно правилам ведения трудовых книг.
  4. Запись на последней странице книги выступает подтверждением легальности документа. Указывается количество страниц, что подтверждается подписью, печатью работодателя.

Обложка отображает точные данные об организации, сроке эксплуатации книги.

Законом установлены единые правила для общих характеристик журнала. Длительное хранение книг обуславливает возможность предоставления необходимой информации спустя короткий промежуток времени.

Ответственность при нарушении в заполнении

Девушка рвет трудовую книжкуПорядок заполнения документации контролируется государственной инспекцией. При возможных нарушениях и/или несоответствии сведений действительности руководителю грозит ответственность и штрафные санкции. Законом предусмотрена административная ответственность для руководителя при несоответствии данных.

Государственные инспектора обращают внимание на:

  • соблюдение правил ведения журнала учёта;
  • учёт движения трудовых книг;
  • наличие исправлений, погрешностей в бумагах;
  • ложные сведения.

При наличии неточностей, недостоверных сведений или при выявлении нарушений правил ведения журнала государственная комиссия выясняет обстоятельства дела. После того, как было выяснено, почему возникло нарушение установленных правил, виновника наказывают. Чтобы устранить подобные явления, необходимо тщательно соблюдать правила, нормативы ведения бумаг.

Оформление журнала учёта требует соблюдения правил и законов. При несоответствии данных следует череда проверок, разбирательств, штрафные санкции.

Регистрация трудовых книжек

Основным инструментом выступает контроль над журналом передвижений. Организация, которая занимается какой-либо деятельностью, обязуется иметь в номенклатуре реестр трудовых книг. Его наличие обусловлено правилами трудового законодательства. Образец журнала, утверждённый Минтруда, снабжён дополнительными приложениями в виде наглядного примера внешнего вида журнала и правил его заполнения.

Законом установлено, что заниматься деятельностью по отношению ведения трудового реестра может физическое лицо, которое имеет полномочия, делегированные руководителем предприятия. Должностное лицо выпускает приказ, обозначая в нём правила, обязанности и ответственность кадрового работника предприятия.

Должностное лицо обязуется выполнять такие действия:

  • заниматься текущим ведением документации;
  • контролировать процесс передвижения трудовых книг и их вкладышей;
  • производить выдачу трудовых книг.

За допущенные ошибки при заполнении журнала кадровика могут снять с занимаемой должности. Сведения должны вноситься внимательно относительно каждого случая. Нумерация листов, подшивка и опломбирование проводится руководящим или доверенным лицом.

Движение трудовых книжек

Трудовая книжкаЖурнал учёта, выдачи трудовых книжек – единая база всех сотрудников компании, организации, которая состоит из информации о должностных назначениях, карьерном росте, повышении, расчёте с занимаемой должности.

Законодатель объясняет, что фиксирование движения трудовых книг позволяет проследить трудовой путь каждого гражданина.

Это своего рода история каждой должности работника:

  1. Трудоустраиваясь, работник принимается в штат выбранной организации. Трудовая книжка регистрируется по месту нового места работы.
  2. Если физическое лицо впервые выходит на работу, работодатель, принимающий работника, выдаёт ему трудовую книгу, заполненную надлежащим образом.
  3. Фиксируется факт нахождения документов в единой базе.
  4. Отражается дата выдачи документа работнику при расторжении договора и увольнении с места деятельности.

Исправления в трудовой документации предусмотрены законодательством и подкрепляются соответствующим приказом от руководителя по отношению к конкретному случаю. Предоставление информации из документов допускается только собственнику или доверительному лицу, имеющему подтверждающий документ.

Выписка из трудовой представляется по запросу владельца по месту требования, документ хранится в архиве длительное время, что необходимо при утрате или потере бумаг, становлении на пенсию по выслуге.

Прошивка документов совершается после внесения их в единую базу организации, что обусловлено законом. Пример оформления, способы сшивать журнала учёта находятся в интернет ресурсах, официальных сайтах.

Предназначение журнала регистрации

Трудовая книжкаПравильное становление на рабочий учёт проходит каждый сотрудник при оформлении на новое место работы. Новый работник, поступая на работу, отдаёт трудовую книгу в кадровый отдел, после чего происходит оформление гражданина, приём в штат. Законодательные органы обязывают работодателей вести журнал учёта трудовых книжек.

Учёт необходим как заполненным трудовым книгам, так и бланкам, по которым будет проводиться выдача документа.

Сведения хранятся во внутреннем журнале каждой организации, который выступает официальным документом.

Книга контроля имеет свои нюансы:

  • заполнять документ имеет право только назначенное лицо;
  • все передвижения фиксируются в реестре;
  • трудовая деятельность каждого сотрудника должна быть отображена в журнале учёта.

Прошивать журнал обязательно, так как это реестр хранения сведений, и он требует надлежащего оформления. Пользование реестром предполагает контроль всех работников, фиксирование награждений, длительность занимаемой должности.

Унифицированный образец позволяет качественно и быстро вести необходимые записи. Журнал обязан быть на каждом предприятии для быстрой проверки сотрудников и для контроля их деятельности.

Основные аспекты ответственности

Внесение сведений в журнал учёта не требует познаний в трудовом законодательстве. Однако ознакомиться с инструкцией заполнения журнала всё же стоит.

Самое главное – чётко следовать установленным правилам:

  • обязательная регистрация всех новых трудовых книжек;
  • чётко фиксировать дату становления;
  • указывать занимаемую должность в соответствии со штатными указаниями;
  • регистрация полной расшифровки инициалов работника, без сокращений.

Книга ведётся как руководителями крупных организаций, так и частными предпринимателями. Сведения о поступлении на работу и увольнении с места трудовой деятельности фиксируются единым документом по принятому образцу.

Журнал – обязательный документ, его отсутствие – нарушение, которое грозит штрафами и административной ответственностью. Организация может выплатить штраф до 50 000 рублей за отсутствие требуемой документации.

Учёт трудовой деятельности каждого гражданина предусмотрен трудовым законодательством страны. Ведение документации основывается на Трудовом кодексе, имеет общие характеристики, основные требования к оформлению.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Все про индивидуальное предпринимательство
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: