Процедура увольнения сотрудника по личному желанию связана с выполнением бюрократических процедур, базирующихся на законодательных и локальных нормативных актах.
Так, согласно ТК РФ, заявление работника о желании покинуть занимаемую должность не означает немедленное прекращение им служебных обязанностей. Закон предусматривает отработку установленного срока, на протяжении которого работодатель готовит расчёт и документы увольняющегося.
Основания для получения
Обычная ситуация при увольнении работника — рассчитавшийся сотрудник, написав заявление и получив расчёт, уходит и оставляет ненужные в данные момент документы в отделе кадров.
Вспоминают об этом, обычно, уже при устройстве на новое рабочее место. Иногда это другой город и тогда получение трудовой книжки становится проблемным вдвойне, обстоятельства не разрешают вырваться, а документ нужен срочно. Возникает проблема, как получить забытые по небрежности бумаги и можно ли оформить доверенность на получение трудовой книжки при увольнении третьему лицу.
Законная и неоспоримая причина для передачи документов посторонней особе указана в ТК РФ — это документально подтверждённые родственные отношения с владельцем документа.
Как быть в ситуации, если родственников по близости нет, а сам владелец не в состоянии, по тем или иным причинам, получить бумаги и можно ли выдать трудовую книжку по доверенности. Трудовой кодекс предусматривает такую возможность для посторонних лиц, при условии присутствия доверенности на получение ТК.
В соответствии с нормативными актами, регулирующими правила заполнения и сохранения документов сотрудников, работодатель обязан вернуть бумаги бывшему работнику в последний рабочий день.
Но данное правило не всегда соблюдается и руководством, и работниками.
Если документы уволившегося сотрудника не востребованы и не возвращены согласно правилам ТК, руководство предприятия обязано, заказным письмом, сообщить бывшему сотруднику о сложившейся ситуации и необходимости:
- лично получить;
- дать разрешение на пересылку трудовой книжки по почте.
Несвоевременное возвращение документов работодателем владельцу — грубое нарушение трудового права и влечёт наложение штрафных санкций.
Требования к доверенности
Юридическое разрешение на получение документов оформляют, заверяют и оплачивают в нотариальной конторе.
Для оформления разрешения на получение документа требуется:
- Присутствие владельца.
- Присутствие доверенного лица.
- Наличие паспортов.
- Присутствие реквизитов предприятия — места хранения трудовой книжки.
Доверенность обязана содержать:
- личные (паспортные) данные владельца документа и доверенного лица;
- описание полномочий для доверенной особы;
- официальное название и официальный адрес предприятия, ИНН (бывшего места работы доверителя);
- дату и подпись доверителя.
Полномочия доверенного лица состоят: из письменного разрешения доверителя на получение трудовой книжки и периода действия доверенности.
Готовый документ визируют, нотариус ставит печать, реквизиты доверенности вносят в государственный реестр, после чего документ считают вступившим в силу.
Для получения ТК доверенное лицо обращается в отдел кадров предприятия, где после предъявления паспорта и доверенности ему выдают требуемый документ и делают соответствующую отметку. Копия разрешения на получение документа хранится в отделе кадров, а по истечении срока хранения, передаётся в архив.
Стоимость нотариальной услуги формирует законодательство на основе утверждённого тарифа, с учётом объёма проделанной работы. На сегодня тариф — 200 р. Полная стоимость оформления доверенности составит — 1200 р.
Величина оплаты может меняться в зависимости от региона и сложности работы.
Составление расписки
Расписка — документальное подтверждение согласия доверенного лица выполнить поручение доверителя.
После оформления расписка передаётся с паспортом в отдел кадров, где регистрируется в списке документов, дающих право на выдачу ТК.
На основании порядка об отчётности доверенное лицо:
- ставит подпись в журнале учёта;
- получает книжку;
- пишет расписку.
В расписке указывают: название и юридический адрес организации, паспортные данные получателя и доверителя, обязательства доверенной особы, дату и подпись.
Если ТК нужна срочно, а родственников или доверенного лица нет, можно оформить доверенным лицом бывшего работодателя.
Для того нужно написать заявление, в котором следует указать:
- Личные и паспортные данные сторон.
- Дату увольнения сотрудника.
- Причины составления заявления.
- Дату и подпись заявителя.
Получив заявление, работодатель обязан отправить ТК заказным письмом бывшему сотруднику.
Если трудовая книжка осталась невостребованной, через определённое время документ из отдела кадров организации передаётся в региональный архив, где хранится на протяжении следующих 50 лет, после чего уничтожается.
Особенности получения ТК по доверенности
Доверенность на получение ТК подают в отдел кадров вместе с паспортом доверенного лица. Данные документов сверяют, после чего сотрудники кадрового отдела выдают книжку и делают запись о выдаче. Получатель документа, в свою очередь, ставит подпись, предварительно убедившись в правильности сделанной записи.
При этом, с одной стороны, кадровики не всегда обращают внимание на присутствие подписи нотариуса. Причина подобной «беспечности» — Гражданский кодекс РФ (ст.185), где сказано, что доверенность может заверяться руководителем предприятия.
С другой стороны, встречаются случаи, когда в отделах кадров посторонним лицам отказываются выдавать документ, даже при наличии подписи нотариуса, ссылаясь на законодательство РФ, запрещающее передачу документов третьим лицам
Юристы, специализирующиеся на Трудовом праве, разъясняют, что выдача трудовой книжке третьему лицу законна и при присутствии подписи нотариуса и без неё, и советуют при возникновении проблем с получением документов обращаться к специалистам, которые помогут при составлении доверенности и разъяснят содержание норм действующего законодательства.
